行政秘书学-办会.pptx

第八讲会务工作1会议概述2会务工作流程3会务工作具体内容4会见与会谈会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。全国人民代表大会图5-1会议的演变过程1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）2.按性质分：立法性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性、交际性3、按时间分：定期和非定期4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分：面见会、电话会、电视会、广播会、网络会新型会议种类——电子会议：采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行。不足之处：A、无法目睹别人的反应表情B、主持人水平要求较高C、成本较高正面作用：交流信息、科学决策、促进团结、协调行动、带动消费负面作用：浪费人、财、物力，滋长不正之风关键在于如何正确树立开会观1、组织工作(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。会务工作流程图（会前）做好会议记录撰写会议纪要1、确定会议主题与议题确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。2、确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。3、安排会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。某公司销售会议议程表1、推选销售部经理的人选。2、年度销售活动的总结。3、有关销售问题的发言。4、下年度销售目标。5、销售人员的招聘和重组。日期4、确定会议规模与规格会议的规模有大型、中型、小型会议的规格有高档次、中档次和低档次5、确定会议时间、地点6、制发会议通知会议通知的内容：名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类：书信式、柬帖式会议通知的发送形式：正式通知、非正式通知。会议通知的方式：书面、口头、电话、邮件。7、确定会议所需用品和设备（1）必备用品（2）特殊用品8、确定会议经费预算文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用9、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组11、准备会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等12、安排食住行会议饮食管理会议住宿安排会议用车13、布置会场（1）会场风格不同的会议，要求不同的会场气氛。代表大会---隆重庄严庆祝大会---喜庆热烈纪念会议---肃穆典雅座谈会议---和谐亲切不同的会场（2）会场的类型及布局①小型会议室（围坐式）椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。小型会议室相对式：②中型会议室：半圆型、教室型③大型会议室：礼堂型、众星拱月型礼堂型教室型会场半圆型会场（3）会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉会标（4）排列座次①主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列②场内其他人员的座次安排按汉字笔划排列按地理位置排列按行业系统排列以上座次排列方案要报领导审定。以正中间座位为点，面向会场，左为上，右为下行政级别国家级省部级市厅级县处级镇科级级别相同的排位基本原则报告会(讲座)1、报到及接待工作（1）与会人员的接送;（2）会议交通工具的安排;（3）与会人员回程车、船和飞机票的预订及购买;（4）会议文娱活动的安排和组织;（5）其他属于招待方面的工作。2、组织签到：（1）秘书人员代签到（2）簿式签到（3）电子计算机签到3、做好会议记录会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部1)记录头:会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人