商务英语邮件格式培训资料.docx

1
From:XXXTo:XXXDate:XXXSubject（主题）:DearMs.Cunningham:YouandyourcompanyhavebeenrecommendedtousbyCharlesLewisofEastAsiaBuildingMaterialSupplies.Charlesmentionedthatyourcompanyprovideshighqualitygoodsandservicesatareasonablecost,andIamwritingtoinquireaboutestablishingbusinesscooperationbetweenyouandmycompany,ChinaMerchandiseCompany.ChinaMerchandiseCompanyisoneofthelargestinternationalexportersofChinesegoods.Wehaveclientsthroughouttheworld,especiallyintheUnitedStates.Chineseornamentalmerchandiserepresentsoneofourmostpopularproducts.Assuch,wewouldappreciateitifyoucouldsendusyourlatestsalescatalogforourreview.WebelievethatestablishingbusinesscooperationwithOrnamentalDecorationsandSupplieswillbemutuallybeneficialforyourcompanyandours.Ilookforwardtoreceivingyourcataloganddoingbusinesswithyouinthefuture.Sincerelyyours,MaiYangManager常用表达方式说明如何了解对方，请求提供产品信息：Werecentlylearnedaboutyourcompanythroughourmarketresearch,andarewritingtorequestacatalogueandprice-listformerchandiseavailablefromyourstore.介绍自己的实力：WeareaChineseexportcompanywithclientsaroundtheworld.请求实质性磋商：Iwillcontactyouwithinaweektoscheduleanappointment.这个只是个例子如果你需要对方快速回信你可以在信的末尾写上I'mlookingforwardtohearingfromyou需要注意的是总体格式一般都是靠左顶格写，如上，无需和中文书信一样空两格，这是目前最流行的格式

在一些外企或外贸公司总是会涉及一些商务英语电函的写作，不仅仅是把你要表达的内容写好，它还有非常严谨的格式。
信封地址填写
1
和中文的信件相反，英语是先写发件人再写收件人。

END
商务信函布局
1
齐头式：除信头外全部左对齐。

2
混合式（改良齐头式）:案号和日期靠右，落款偏右。

3
缩排式（缩进式）：日期靠右，段首缩格，结尾落款和敬语偏右。

END
方法/步骤3
1
以商务信函中最通用的格式－齐头式为例，主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

1、信头Theheading信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号（写信人的名字缩写）和日期Thesendernameandthedate这部分内容是为了方便今后查询信件用的
3、封内地址Theinsideaddress这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
4、事由Thesubjectheading事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。
5、称呼Thesalutation指对收信人的一种称呼。较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要