公关供应商采购管理规范(指导意见).docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：《公关供应商采购管理规范》（指导意见）中国公关服务产业链条已初步形成，围绕专业服务形成了一大批下游供应商，采购管理成为当前公共关系行业发展的一项战略性工作。2009年5月，中国国际公共关系协会公关公司工作委员会着手调研并起草了《公关供应商采购管理规范》（指导意见），以期建立行业规范标准和行业采购平台，提升公关供应商服务水准和采购管理水平。2010年3月27日，中国国际公共关系协会公关公司工作委员会年度第一次工作会议审议通过了《公关供应商采购管理规范》（指导意见），决定于2010年4月1日起施行。一、总则为了帮助业内公司规范公关供应商的采购管理，优化公关供应商的服务资源，降低公关公司的采购成本，降低违规采购可能带来潜在的商业风险，本《规范》就公关供应商定义、分类、分级、市场准入、采购流程、内部控制、考核评估等方面提出指导建议，以及建立公关供应商采购管理行业标准。本《规范》规定了公关公司进行第三方采购时应该采取的行为规范和操作标准，明确了公司采购部门的工作范围与基本职责，通过制度化管理对采购活动进行全程监督,服务于企业运营，保障管理质量,支持业务发展。二、公关供应商定义在客户服务过程中，公关公司需采购第三方产品/服务来满足专业服务需求，同时公司日常运营也需要第三方供应资源支持，公关公司供应商由业务支持和行政支持两类供应商资源构成。“公关供应商”特指能够提供专业服务支持的合作伙伴型供应资源，他们承诺提供有竞争力的价格与优质的产品与服务，并按双方约定履行交付义务，支持公关公司的业务拓展与项目执行,共同为客户提供专业服务。三、供应商分类公关服务按业务类型可以划分为活动传播、媒体传播、新媒体传播和咨询研究等四种形态，这四种服务形态都形成了各种的供应商体系。举例来说：活动传播类。如：展览搭建、AV设备、摄影摄像、物品制作、场地租赁等；媒体传播类。如：媒体购买、新闻剪报等；新媒体传播类。如：网站建设、设计制作、Web2.0传播等；研究咨询类。如：舆情监测、市场调研、品牌研究等。根据当前行业发展状况，我们将公关供应商归纳为：展览搭建、AV设备、设计制作、摄影摄像、演艺礼仪、翻译速记、媒体监测、媒体购买、市场研究、网站建设、商务礼品、餐饮用品、场地租赁以及其他等14类主要供应商（见附件Excel表）。四、供应商准入为了确保公关供应商选择的透明度和质量水平，公关公司有必要建立供应商准入制度，通过标准化的资格考察和审核流程，建立协议供应商队伍，以满足业务需要。基本流程如下：资质审查（供应商资质、有效营业执照、固定办公场所）；工作试用（作为临时供应商进行为期1至3个月的使用）；正式签约（试用合格的供应商签署合作协议及相关文件，合同期限一般为一年）；服务记录（服务情况、表扬投诉、项目考评均记录在案，记入合作档案）；年度审验（依据服务记录并征求相关意见予以年审，合格者续约）。五、供应商资质根据当前行业发展和供应商采购管理的需要，有必要对公关供应商进行资质评估，建立公关供应商资质等级制度。公关供应商资质评估应该从以下五个方面着手：财务状况（近三年营业情况、营业规模、资金实力等）；管理责任（组织架构、管理制度、质量管理体系等）；公司服务（服务内容、服务标准、市场定位,、客服团队资质等）；公司报价（定价体系、定价水平、定价策略）；行业口碑（行业背景、客户满意度、品牌宣传）。依据上述五个维度建立公关供应商资质评审标准，主要类别供应商的资质可分为AAAA、AAA、AA和A等四个等级。根据当前业内通行的情况，可将公关供应商分为：主要供应商（协议供应商）和非主要供应商（包括临时采购），也可根据实际采购情况分为ABC三类：A类.品牌知名度较高、报价较高且服务质量上乘的供应商；B类.知名度稍差但服务水平上乘、报价适中的供应商；C类.要求不高、临时零散召集的供应商。六、供应商招标公关供应商采购招标是落实现代企业管理制度一种体现，也是确保专业服务品质的一项重要保障。公关公司应该建立广泛的公关供应商数据，这些供应商数据应该来自：行业供应商平台的数据；采购部门储备和搜索的数据；项目组推荐供应商的数据；相关人员提供供应商的数据；主动联系供应商的数据等等。招标流程：1、依据各类供应商对应的服务标准，对具有资质的供应商发出招标邀请。一般以业务项目为单位进行,需明确标的物（即“业务需求”）,“业务需求”在邀请时同时发出；2、采购部门对供应商资质和条件进行初步的商谈和筛选，形成文字材料，存档备用；3、由采购部门召集相关负责人组成评审小组，对初步筛选的供应商进行二次评审和选择，填写《供应商评审表》并签字确认；4、由采购部门召集评审小组成员对供应商进行实地考察，并出具《考察意见》；5、由采购部门根据《供应商