机关企业归档文件整理规则培训教材.ppt

档案:指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
基层档案工作：
一、档案机构及职责
二、档案的管理
三、档案的利用一、档案机构及职责
（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度：
（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；
（三）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；
（四）监督、指导所属机构的档案工作。
（六）同时进行档案实体的双轨制处理（电子文档）、档案的现代化检索工具的制作（计算机著录）
（七）档案移交
三、档案的利用：
（一）查阅
（二）深层次开发、编研

归档文件整理规则
1范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2归档文件的定义
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料
3归档文件整理
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3.1归档文件整理的意义：
一是归档文件编号后，能方便排架管理。二是归档文件经分类、编号后，能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便。四是归档文件装订、装盒后，能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中，从而能对档案进行较好的保护。五是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。如果不对零散的归档文件进行整理，档案管理便无从谈起。
3.2整理方式：应选择分散整理，即由文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。这样做的优点是：能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处；文书和业务人员易在整理归档文件过程中找到散失的文件材料。
3.3整理时间：最好采用随办随归方式，能够将年终集中整理归档文件的时间，分散到平时每一份文件形成的过程中，将一份文件的整理、归档作为文件形成或承办的一部分。
3.4归档文件整理新方法与传统立卷方法相比工作量、经费的节约：传统立卷方法一般有分类、组卷、卷内文件排列、编页号、填卷内目录和备考表、拟写案卷题名、划分保管期限、填写案卷封面、装订、编案卷号、编案卷目录等十几个工作环节，装订在形成案卷之后。归档文件整理新方法只需装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个工作环节，装订一般在其他整理环节之前。简化了一半的工作程序和环节。
传统立卷方法一般每50页用一个硬卷皮，新的归档文件整理方法每400页（归档文件材料有若干盒时）用一个档案盒，可节省很多装具费用。所以建议一些使用传统立卷方法的企业尽快采用新的归档文件整理方法。
3.5整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3.6质量要求
①归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
②整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
4整理方法及步骤

4.1装订
①装订前的处理工作：
A拆除金属物、主要是为了防止金属物氧化、腐蚀，损害归档文件的纸张，影响其寿命。（短期保存的归档文件不必去掉金属物，黄河以北及西北内陆地区，因气候干燥，在具备较好库房条件的情况下，对不需要移交进馆的归档文件可不拆除金属。已装订成册不便拆除金属物的出版物不必拆除金属物）
B修裱破损文件。C复制褪变文件。复制的对象是发生字迹模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。如热敏纸传真件上的文字，用铅笔、彩色笔书写或修改的文字。
D折叠超幅面纸张，折叠后应尽量将文件的首页标题露出，折痕应尽量在文字及图表之外，折叠后的纸张应容易打开，如采用手风琴式折叠方式。
②装订的单位：
归档文件应按件装订。一般每份文件为一件正本与定稿一般为一件。正文与附文一般为一件。原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件。请示与批复为一件。内容反映多个单位的报表、名册、图册等，由于它们的内容相对完整，按其本来的装订方式，一册（本）为一件。当请示（包括本单位的请示、外单位的请示）没有复文时，视其是否有处理结果，如有处理结果，在发文用纸或收文纸上注明（或在文件正文左上空白处注明），将请示作为一件。如没有处理结果，
不必存档。
③装订时文件排序：装订时，正本在前定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,复制件在后；转发文在前，被转发文在后请示与复文作为一件时，复文在前，请示在后
④装订的材料、部位及对齐方式：
统一要求用不锈钢夹，左侧串开装订，归档文件左、下侧对齐。
4.2分类
全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立法人资格
当机构