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外单位人员的补贴、费用该如何发放和报销

有时，外单位人员会来本公司工作，比如：母公司审计人员、事务所律师、设备供应商维修人员、评审会专家、咨询顾问等等，他们的补贴、费用该如何发放和报销呢？
正确办税，要求正确区分补贴与费用。通过前面几期的讲解和案例分析，大家应该可以把握补贴与费用的差别了

所以，简单说，补贴是雇主↔雇员的关系，费用是购买方↔销售方的关系。
基于以上认识，我们可以得出一个结论：公司无法给非雇员支付补贴。这一结论实际上等价于：公司无法给非雇员支付工资。
如果外单们人员来本公司公干，如果不能够构成雇佣关系，则不能支付补贴。
与补贴相反，费用实质上是公司自己的支出，只不过可能是公司直接支付给服务提供方，也可能是通过自己的员工、通过外单位人员代为消费服务、支付费用。虽然服务具体是由个人消费，但其消费的目的，依然是为了公司的工作。
基于这个认识，我们可以得出结论，如果外单位员工的相关费用开支是替公司开支的这一般由合同来进行证明则公司完全可以直接报销此类费用。
例如：根据协议，律师事务所派律师为本公司处理某诉讼纠纷，除向律所支付服务费外，还承担律师取证工作中的交通、住宿、工作餐费用，由律师凭发票据实报销，或者由公司直接安排。同时，按每日100元的标准向律师支付补贴。
上述各项费用、补贴，如何区分？是否涉及个税？如何核算？需要什么票据？
先看向律所支付的服务费，这个很简单，它是正常的法律服务费用开支，由律所提供增值税发票。
律师的交通费与住宿费，由于合同约定此费用由客户承担，并且这类费用是基于公司业务的实际情况与客户的实际需求产生的，由客户承担更为合理，并且符合商业惯例，所以作为公司的差旅费据实报销是正确的。
此时，律师提供的发票可能是公司台头，也可能是其个人台头，都不影响费用的列支。实际上也不影响企业所得税扣除。因为我们前面的分析已经可以看出其费用的实质。
但是，如果是增值税专用发票，则不是公司台头无法抵扣进项。这是由增值税发票的特点决定的。
那么工作餐呢？
对不起，这个要具体分析。一般所谓工作餐，其实就是一日三餐，这样的话，实际上就不是工作餐了，而是个人延续生命的必然支出，属于再生产劳动力的范畴，应由个人承担。
如果此工作餐是工作中的加班餐、误餐，则属于公司的开支，这就可以在管理费用中列支了；如果是招待性质的餐费，则可以在招待费中列支了。
严格说来，会计在报销时，无法仅凭一张餐饮发票，就能辨别费用能否列支、列支于哪个项目，而必须要获取其它的证据，以证明费用的用途。
同理，未来税务检查人员查到此费用时，如果没有其它证据，只有餐饮发票，则检查人员也无法确认费用的真实开支用途。按《征管法》的规定，此类无法准确核算的支出，检查人员可以基于自己的职业判断进行核定。
这种情况下，实务中大多数稽查人员的认定是：一律作为招待费列支。他们作此认定，是于法有据的。你没有证据，他当然可以核定。
但是，你现在就应该能够认识到了，如果有其它证据证明此餐饮是加班、误餐等直接因公的费用，而稽查人员认定：只要是餐饮发票，一律按招待费处理，则肯定是错误的，因为它罔顾了事实与证据。稽查如果真想按招待费认定，必须要推翻公司的相关证据。
以上是交通、住宿、餐饮费用的列支情况。然后分析那个每人每天100元的补贴。
这个补贴是万万无法列支的，因为律师不是公司员工，也不符合公司员工定义，所以公司无法向律师支付补贴。
如果这笔钱真的支付了，又该如何入账呢？
站在律师角度就一目了然了。律师提供了法律服务，取得100元收入，服务+收入，显然是增值税应税收入，应该提供服务发票。
作为咨询服务费理解是最为合理的。即，要么作为律师事务所的服务费，即理解为由公司支付给律所、律所可以作为补贴或工资支付给律师。当然，也可以理解为直接支付给律师的、额外的服务费（小费）。
作为服务费处理，当然律所或者律师，就会产生相应的增值税、所得税纳税义务，需要提供增值税发票了。
所以，这笔补贴，需要凭增值税发票列支。如果律所或者律师没有交税、没有开票，则他们构成违法和少缴税。如果公司凭自制凭证列支，构成应该取得但未取得合法作证。
明白了以上关于补贴和费用的关系，我们可以进一步澄清一些广泛存在的涉税误区。
例如，不少会计人员和税务人员，会有这样的认识：公司不能为外单们员工报销费用；不是公司台头的发票，不能报销。
我们知道，增值税专用发票抵扣时，必须要求公司名、税号与公司一致，这是抵扣系统的要求，也是税务总局的要求。但除此之外，会计上、企业所得税上，并没有类似的要求。
不能简单从发票类型、或者发票台头上，就断言能否报销，这样的断言要么是不负责任的简单化理解，要么是对税收征管的误解。能否列支，必须从业务实质上理解。