办公室管理设计题《办公室管理》设计题题库.doc

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办公室管理设计题《办公室管理》设计题题库

《办公室管理》设计题题库
(更新至20XX年7月试题)办公室的清理和清扫方法。
答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。
(1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。
(2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。
(3)书架上的书籍、文夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。
(4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。
(5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。
(6)抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完？打火机还能点燃吗？烟火缸是否清洗干净？检查清楚并收拾妥当。
(7)挂画、摆设。用掸子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上面，最好不用。
(8)废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随手丢弃的机密文或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。
办公室人员应该准备和开好座谈会。
答：(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；
(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；
(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；
(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；
(5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；
(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；
(7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。
当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员接待与应对？
答：(1)先向来访者说：“是吗？请稍等一下。”
(2)然后请来访者稍坐，再联系上司。
(3)向上司汇报：“您约好的某某单位某先生(女士)，现在已经来了”。
(4)如果上司确认已事先约好，文员就回来向来访者说：“某先生(女士)，真抱歉，不知您已约好，让您久等了，请往这边走”。然后引导客人去会见上司。
给下面的情境设计礼貌用语。
(1)问人姓氏说(贵姓)(2)仰慕已久说(久仰)(3)长期未见说(久违)(4)请人解答说(请教)(5)求人办事说(拜托)(6)请改文章说(斧正)(7)求人指点说(赐教)(8)身体不适说(欠安)(9)看望别人说(拜访)(10)请人接受说(笑纳)(11)希望照顾说(关照)(12)赞人见解说(高见)(13)归还物品说(奉还)(14)请人赴约说(赏光)(15)需要考虑说(斟酌)面对两位领导几乎同时布置的工作，请你为李助理设计一个合理的应对之策。
答：(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。
(2)李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。
(3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。
(4)他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。
某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应办？要考虑哪些因素？答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；(2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；
(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；
(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；
(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。
接受对方的名片？答：(1)在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。
(2)当对方递出名片时，应点头致意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。
(3)双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。
(4)遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。
上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员向上司传话？答：(1)用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何人代为会见，要问他哪些事情？”然后将写好的便条对折折好。
(2)走入会客室，在上司背后说一声：“对不起，打搅一下”。
(3)上司回头时，递上便条与铅笔。
(4)退一步，等候指示。
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