物业管理公司采购控制程序.docx

物业管理公司采购控制程序1.目的公司应确保采购的物品和接受的服务符合合同、标准和规范要求，保证公司服务质量。2.范围适用于直接影响服务质量的采购的物品和接受的服务，如设备的零配件、提供给顾客使用的物品等。3.职责3.1工程部负责公司大宗和批量物品的采购及物品供应商的选择和评定。3.2部门和管理处采购主管负责200元以下零星物品的采购及经工程部授权可以自行采购的物品购买。3.3部门和管理处采购主管负责采购计划的制定和采购物品验证记录单的填写。3.4公司主管领导和管理处主任负责采购计划的审批。4.程序4.1合格供方的选择4.1.1合格供方根据以下三条进行选择：1)品牌优良、价格合理;2)具有营业执照或相应政府批文的企业;3)提供的物品/服务质量良好和信誉较好的商家或厂家。4.1.2工程部和管理处应建立《合格供方名单》，作为公司供方的选择，主管领导负责审批《合格供方名单》，执行部门应随时根据实际供货关系来评定供方，合格供方的增删应由审批人审批。合格供方可分为物品类供方和服务供方。4.2采购计划控制4.2.1采购按实际情况可分为计划采购、临时采购和紧急采购。4.2.2管理处、部门采购主管负责在每月5日前编制该月采购计划并报主任或公司主管领导审批，采购计划应说明物品名称、规格、数量、需要日期、单价、质量要求(必要时)等。4.2.3对临时采购的物品，采购主管应在当天填写或补填《采购计划审批表》，并报审批人审批，采购日期按实际发生日期填写，要求用明显标识(*)注明。4.2.4对紧急采购的物品，采购物品应在实际采购发生的2日内补填《采购计划审批表》，并报审批人审批，采购人按实际发生日期补填相关记录，要求用标识(J)标明。4.2.5采购文件包括(每次根据采购情况的需要，选择以下一种或几种)：1)采购合同2)采购计划审批表3)采购管理规程4)合格供方名单4.2.6在上述采购文件中，由申请单位表述出拟采购物品的有关信息，包括：1)对供方物品/服务的质量要求、安全要求、验收规范，采购物品的参数、规格、数量等。2)对供方的加工、服务过程，供货的交付程序的.要求。3)对供方设备及人员资格的要求。4)对供方质量管理体系的要求(优先选择通过ISO质量管理体系认证的供方)。4.2.7大宗物品采购应在工程部确定的采购网络中采购。4.2.8价值在2千元以上的单件物品需要申请人填写《固定资产配置审批表》，并报公司逐级审批。4.3采购物品验证4.3.1采购物品须经过物品使用人或相关资质人员验证合格后方可使用或入库，验证人员和采购主管分别在《采购物品验证记录》上按规定记录和确认。4.3.2对于临时和紧急采购物品，采购主管和验证人员必须做到先验证后使用，加强现场验证，以保证购进物品是需要的合格品。事后相关人员应及时填写(采购发生日期2日之内)相关记录，填写的采购日期为实际发生日期，并按上面要求的标识标明。4.3.3对验证不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相应的措施。4.3.4合同规定时间，顾客可以对采购物品进行验证。4.3.5验证方式包括目测、试用、检验、测量、工艺验证等。4.3.6在供方的现场实施验证1)若合同规定需在供方现场验证采购物品时，由工程部组织相关单位在供方处对所购物料现场实施验证。2)采购人员应事先与供方做好验证安排及验证方式，以便验收活动顺利实施。4.3.7物品使用人在供方的现场实施验证1)若使用人要求在供方现场验证物品时，由采购人员和使用人在供方现场共同实施验证。2)采购人员应事先与供方和使用人联系安排妥当，以便验收活动顺利实施。