公司债券承销业务档案归档指引模版.docx

公司债券承销业务档案归档指引第一章总则第一条为了加强xx证券有限责任公司（简称“xx证券”或“公司”）公司债券承销业务档案管理，明确公司债券承销业务档案管理相关部门和人员的职责，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《公司债券发行与交易管理办法》、《公司债券承销业务规范》、《公司债券承销业务尽职调查指引》、《公司债券受托管理人执业行为准则》等相关法律法规和行业自律准则，以及《xx证券有限责任公司档案资料管理办法》和公司投资银行业务相关管理制度，制定本指引。第二条本办法所称公司债券承销业务档案，是指公司投资银行事业部和固定收益事业部（统称“事业部”）所属前台业务部门和资本销售部以及公司分公司（统称“公司债业务部门”）开展公司债券承销业务、投资银行事业部和固定收益事业部所属质控综合部（统称“质控综合部”）开展公司债券承销业务质量控制过程中获取或编制的、与公司债券承销业务相关的各种申请文件、工作底稿以及其他重要文件或资料的总称。第三条公司债券承销业务档案实行分级管理。（一）质控综合部分别负责保管各事业部所属部门的债券承销业务档案，并有权分别或联合对分公司从事公司债券承销业务的业务档案进行检查。（二）分公司负责保管其独立承揽并承做的公司债券承销业务档案。第四条公司债业务部门委派的项目负责人是该项目除质量控制之外的其他业务档案整理、归档和移交的责任人。项目负责人可以委派项目组其他成员具体配合专职档案管理人员完成业务档案的整理、归档和移交工作，但应对与所承办业务项目或工作事项相关的业务档案的归档过程和归档质量负责。质控综合部为每项公司债券承销业务指派的审核人员是该项业务质量控制相关业务档案的责任人。投资银行事业部和固定收益事业部所属质控综合部以及分公司应分别委派专人负责公司债券承销业务档案的管理。第五条由投资银行事业部和固定收益事业部所属质控综合部以及分公司分别保管的公司债券承销业务档案的所有权均归属于公司。第六条公司债业务部门、各事业部质控综合部从事公司债券承销业务所形成的业务档案的管理，适用本指引。事业部开展年度业务报备、业务资格申请等工作形成但与具体业务项目不直接相关的档案资料的管理，应遵循《xx证券有限责任公司档案资料管理办法》的相关规定，不适用本指引。第二章业务档案归档第七条公司债券承销业务档案应归档的文件资料包括：（一）公司债券承销业务全套申请文件、审核反馈意见及回复；（二）公司债券发行上市业务档案；（三）公司债券承销业务质量控制业务档案；（四）公司债券承销尽职调查业务档案；（五）公司债券受托管理业务档案。第八条正常完成发行的公司债券承销业务的归档时间应符合以下要求：（一）一次发行的公司债券承销业务，应在债券完成上市流通或转让之日起60日内完成承销发行阶段的业务档案的归档；（二）分期发行的公司债券承销业务，应在债券首次发行完成且上市流通或转让之日起60日内完成截止首次发行完成时相关承销发行阶段业务档案的归档，并在债券后续发行完成且上市流通或转让之日起60日内完成后续相关业务档案的归档；（三）公司债券受托管理业务档案，应在公司债券存续期内出具每期的年度受托管理事务报告之日起60日内完成归档；（四）公司债券承销业务质量控制业务档案，一次发行的，应在债券上市流通或转让之日起60日内归档；分次发行的，应在后续各次发行的债券上市流通或转让之日起60日内归档。第九条未能正常完成发行的公司债券承销业务应在下列期限内归档：（一）由于核准批文或无异议函过期未能成功发行的，应在核准批文或无异议函有效期截止之日起60日内归档；（二）未能通过审核或备案的，应在监管机构或证券交易场所不予核准或备案之日起60日内归档；（三）通过内核审议但因其他原因未能申报或申报后主动申请终止审查的，应自终止审查之日起60日内归档；（四）提交内核申请但未能通过内核审议的，应自内核会议否决之日起60日内归档。（五）其他原因导致项目在提交内核申请之前被终止的，应自终止之日起60日内归档。第十条业务档案采用纸质形式保存。项目负责人应组织项目组成员将以电子或其他介质形式存在的业务工作底稿通过打印等方式，转换成纸质形式的业务工作底稿，并与其他纸质形式的业务工作底稿一并归档。质控综合部指派的审核人员应参照项目负责人进行业务档案的归档要求及时完成质量控制相关业务档案的归集、整理和归档。若监管机构、证券交易场所、行业自律组织或公司对公司债券承销业务档案的保存方式有其他规定的，可从其规定。第十一条在形成公司债券承销发行业务档案的过程中，项目负责人应负责对形成底稿的工作记录和获取的资料进行全面的检查、整理，以确信：（一）工作底稿已如实反映工作计划的制定及其实施情况，包括与形成和发表推荐意见或尽职调查结论相关的所有重要事项，以及公司债券承销业务人员的专业判断。（二）工