物业集团采购与分包管理手册模板.doc

10/10关于设立职场园地会员制的通知物业集团采购与分包管理手册1总则1.1严格规范物业服务过程中的采购及业务分包，不仅是保证物业服务质量、维护XX物业服务品牌的基本要求，也是有效监控物业服务成本，提倡廉洁自律的重要举措，各物业分公司必需遵守管理公司制度规定，确保采购及业务分包活动公开、有序地进行。1.2依据管理公司《XX地产经营管理制度》规定，结合物业管理企业的实际状况，各物业分公司凡单项协议额2万元(含)以上的采购(分包)业务，必需纳入招标系统进行监控，包括但不限于：a)物料、设备采购；b)一次性工程分包(修理修缮、更新改造、新增)；c)服务分包等。2相关职责界定2.1物业分公司负责供方管理、物料采购及服务分包的方案制订和具体实施，以及20万元以下的招标工作。2.2项目所在公司负责组织20万元(含)以上、50万元以下的招标工作。2.350万元(含)以上的招标项目按《XX地产经营管理制度》的相关规定执行。2.4管理公司物业管理部负责指导和监督项目所在公司物业管理方面的采购及分包过程。3供方管理3.1供方合格评定准则3.1.1为确保供方提供的物料或服务满意规定要求，所有物料采购和服务分包必需首先进行供方合格评定。3.1.2产品供方合格评定标准包括(但不限于)：a)局颁发的营业执照，合法经营；b)有资质证书；c)固定的营业地点；d)充足的供货资源；e)提供明确有效的合格产品质量证明凭据；f)合理的产品价位；g)以及在合作期间产品使用合格率达到98%以上；h)供货及时性达到95%以上；i)对不合格品能及时退换的良好售后服务等。3.1.3公用事业(包括供电、供水、环卫以及地域性极强的供暖等)服务部门没有可供选择的余地，但对其单位架构、相关人员状况、服务质量和服务特殊规定等亦应进行了解，以便与其协作达到满意服务的需求。3.1.4可供选择的服务(工程)供方，其合格评定标准包括(但不限于)：a)具备合法的营业执照、固定的营业地点；b)满意服务项目的能力；c)良好的社会信誉；d)合理的承包价格；e)优质的服务质量，及跟踪服务的有效性和及时性。3.2供方合格评定方法3.2.1业务经办部门负责收集供方基本信息，依据供方的资质等级、技术力量、设备条件等方面进行供方初评，至少应评价供方以下几个方面的优势：a)质量、性能及其稳定性；b)价格；c)信誉——履约信誉与社会信誉度；d)售后服务；e)付款方式；f)交货方式、交货周期；g)公共关系；h)品牌；i)供方内部运作状况；3.2.2业务经办部门负责填写《供方合格评定审批表》，记录对上述评价结论。品质部负责复核，并重点对供方的营业执照、特殊行业的资质证明等进行验证，其营业执照的项目范围和特殊行业资质证明必需合法有效。3.2.3经初评合格的供方，在可行时应由业务经办部门组织相关部门人员进行现场考察，现场考察人员中必需包括品质部派出的人员。3.2.4现场考察主要内容是考察供方的营业地点、公司规模等，必要时对其所承包的项目进行考察核实，以确定其承包业务能力和社会的信誉程度。3.2.5现场考察评估通过后，业务经办部门负责拟订现场考察报告，并由考察人员会签。业务经办部门负责将现场考察报告，连同《供方合格评定审批表》一起提交总经理审批。3.2.6经审批后的供方由品质部负责列入《合格供方名录》，并分发至业务经办部门执行。3.3合格供方的监督评估3.3.1物业分公司品质部负责建立合格供方档案，并适时更新。合格供方档案的内容包括(不限于)以下信息：a)供方的名称、住宅地；b)评价结果和记录；c)供方营业执照复印件；d)资质等级证书；e)质量保证书；f)其他证明材料。3.3.2物业分公司品质部负责组织业务经办部门对合格供方的履约表现进行监督评估，依据不同类型供方采纳适当的评估周期和方式，包括：a)对常用物料的合格供方每半年进行一次综合的监督评估；b)对提供长期连续服务的供方应每季度进行一次综合评估；c)对提供一次性服务或一次性工程的供方，应在协议执行完后一个月内履行供方监督评估。3.3.3物业分公司在进行合格供方监督评估时，可参照管理公司《供方合格评定与监督评估指引》的规定执行，并形成《合格供方监督评估表》。3.3.4合格供方监督评估依据包括上述3.1.2至3.1.4条规定、协议执行状况等，尤其应注意对以下内容的评估：a)把握供方内部管理的状况；b)供方产品价格的变化；c)社会信誉的变化；d)同物业公司合作的状况跟踪；e)其他应当跟踪管理的要素。3.3.5合格监督评估所引起的任何必要措施由业务经办部门负责实施，品质部对措施实施状况进行跟踪验证，并形成跟踪记录。4招标工作程序4.1招标项目立项4.1.1招标项目由物业分公司各业务经办部门依据年度工作方案提出，方案内的招标项目可直接编制招标资料文件。非方案内的招标项目由业务经办