证券有限责任公司公司债券承销业务工作底稿指引模版.docx

xx证券有限责任公司公司债券承销业务工作底稿指引第一章总则为规范公司债券承销业务工作底稿的编制、复核、使用及管理，促进业务部门做好尽职调查工作，根据《公司债券发行与交易管理办法》、《公司债券承销业务规范》、《公司债券承销业务尽职调查指引》等相关法律法规、规范性文件、自律规则和《xx证券有限责任公司债券发行承销管理办法》、《xx证券有限责任公司投资银行业务工作底稿制度》等，制定本指引。本指引所称工作底稿，是指业务人员在从事公司债券承销业务过程中获取和编写的、与业务相关的各种重要资料和工作记录的总称。工作底稿应完整反映业务人员的工作轨迹和得出结论性意见的过程，是评价业务人员工作是否诚实守信、勤勉尽责的重要依据。公开发行公司债券承销业务和非公开发行公司债券承销业务均应遵守本指引，但非公开发行公司债券承销项目工作底稿的涵盖期间在符合监管部门规定的前提下可以适当缩短。工作底稿可以由业务人员编制形成，也可以由发行人或第三方提供，经业务人员审核后形成。工作底稿应真实完整地反映项目的全面情况，凡对履行职责有重大影响的文件资料及信息，均应当作为工作底稿予以留存。工作底稿应当内容真实完整、格式规范、记录清晰、结论明确。工作底稿应当有调查人员及与调查相关人员的签字。项目负责人是工作底稿收集、制作、整理、复核、移交存档的第一责任人。项目负责人指定项目组其他业务人员办理底稿有关事宜的，应对其工作结果负责。业务人员的尽职调查工作应贯穿项目承揽、申报材料制作、债券发行、挂牌上市和受托管理的全部过程，并均形成相应的工作底稿。第二章工作底稿的内容及形式业务人员应当严格按照《公司债券承销业务规范》《公司债券承销业务尽职调查指引》等有关要求编制和保存工作底稿，工作底稿至少应当包括以下内容：在尽职调查过程中获取和形成的文件资料；对发行人相关人员进行辅导所形成的文件资料；在协调发行人和证券中介机构以定期会议、专题会议以及重大事项临时会议等形式，为发行人分析和解决项目主要问题过程中形成的会议资料、会议纪要；业务人员根据实际情况，对发行人及其子公司、发行人的控股股东或实际控制人及其子公司等的董事、监事、高级管理人员以及其他人员进行访谈的访谈记录；业务人员根据实际情况，对发行人的客户、供应商、开户银行，工商、税务、土地、环保、海关等部门、行业主管部门或行业协会以及其他相关机构或部门的相关人员等进行访谈的访谈记录；根据有关规定对项目进行立项、内核以及其他相关内部管理工作所形成的文件资料；发行申请文件、受理函、反馈意见及回复、无异议函或核准批文；询价与配售文件以及登记和挂牌上市申请的文件，证券业协会备案文件；承销协议债券和受托管理协议等文件；在履行债券受托管理职责过程中获取的文件资料、出具的受托管理报告等相关文件；其他对履行职责有重大影响的文件资料及信息。发行人子公司对发行人业务经营或财务状况有重大影响的，业务人员应根据重要性和合理性原则对该子公司单独编制工作底稿。工作底稿可以纸质文档、电子文档或者其它介质形式的文档留存，其中重要的工作底稿应当采用纸质文档的形式。以纸质以外的其它介质形式存在的工作底稿，应当以可独立保存的形式留存。发行人及相关方提供的纸质工作底稿应经发行人盖章确认（数量较大时可盖骑缝章，骑缝章应清晰可见）。发行人及其他方提供的电子文档可发送至项目组专门设置的项目公共邮箱（huayingsc.com）以便留痕，移交底稿时项目组应将邮箱内文件编号刻盘并与纸质材料一并移交。业务人员应当对工作底稿建立统一目录及索引编号，以便于查阅、复核及相互引征。相互引征时，应交叉注明索引编号。相关工作底稿之间，应保持清晰的勾稽关系。对于不适用的部分，应当在工作底稿目录中注明“不适用”。第三章归档、保管与借阅在项目每一阶段工作完成后，业务人员应当及时整理工作底稿，符合归档要求时，及时履行报送手续。工作底稿移交时应有书面记录，经办人应签字确认。质量控制部门对工作底稿档案审核确认后，将全套档案移交公司档案部门保管。存档后的档案不得随意变更、替换、添加和剔除。工作底稿档案的借阅实行核准登记制度。借阅人必须填写档案借阅单，明确借阅内容、借阅方式、是否复印以及归还时间等，经相关负责人核准后方可借阅。借阅人不得转借、拆卸、调换所借档案，不得在档案上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。公司债券承销业务尽职调查工作底稿及尽职调查报告应当妥善存档，保存期限在公司债券到期或本息全部清偿后不少于五年。对于保管期限届满的工作底稿档案，可以决定将其销毁。销毁时，应当履行必要的审批手续。第四章附则相关责任人员违反本指引，有关调查、处理及处罚措施等按照《xx证券有限责任公司投资银行业务风险控制责任制度》的有关规定执行。本指引由质量控制部门负责解释、修订，经公司总办会通过后生效，自颁布之日起施行。附：公司债券主承