IT企业的合同管理规定.docx

文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）IT企业的合同管理规定合同管理制度总则为了加强对公司合同的规范化管理，防范经营风险，本制度涉及合同的拟定、审定、签订、履行等部分，特制定本办法。根据公司的业务范围，将全部经济合同分为“销售业务合同”及“一般经济合同”两大类。销售业务合同分为：软件、硬件、系统集成及服务合同等，“一般经济合同”分为采购合同及办公、行政管理购入物资或获得各种服务签订的合同。合同的拟订各业务部门在经营活动中，不论是购入物资或获得服务；还是对外供应物资或提供服务（除现款现货的小额零售业务外，小额业务定义为：人民币20000元以下的业务），各种经营业务原则上必须采用书面的形式签订经济合同或协议。对外供应物资或提供服务，签订销售业务合同；购入物资的签订采购合同；办公、行政管理等购入物资或获得各种服务的签订一般经济合同。经济合同应符合<<合同法>>的有关规定。公司对外签订的各种销售业务合同，应尽量满足公司合同文本格式的要求，对超过公司格式合同内容的客户需求，应事先经过有关方面的审定。签订经济合同，一般应具有以下要素：产品（或项目）名称、品种、型号、规格、等级、技术标准；数量和计量标准；包装标准；合同履行方式、期限、地点；验收方式；价款或酬金；结算方式；产品的违约责任，争议解决方法；合同当事人的单位名称、地址、联系电话、邮编、业务代表、账户、税务等信息；合同的有效期限；双方约定的其他事项。销售业务合同中收款进度确定的原则：合同的收款进度应与合同的工程进度匹配，原则上参照以下方式执行：签订合同一周内，应收到不低于合同总价20%的预付款（软件合同应不低于30%），公司在收到预付款后开始进场，实施合同；合同资产已转移、工程已实施，收款不得低于合同总额的50%；合同验收后一月内，公司收完除质保金外的全部余款。原则上质保金不得超过合同总额的5%；招投标的纯硬件采购合同，除应满足以上阶段付款要求外，在资产已全部转移对方后十天内应收到全部硬件采购成本。合同中应注明，因甲方原因不能按期进场者，不能影响货款的支付。特殊情况需获得财务副总经理的批准。合同的审定合同签订前的送审。按照合同的性质、内容、合同标的实行分工审核制，有关人员在收到送审合同后，如有需修改的内容，应在三天内与业务人员沟通。所有销售业务合同在签署前，业务人员应将合同交分管副总经理审核；办公室交部门负责人审核。公司确定的新开发软件产品，应交技术总监审核；所有经济合同经相关的负责人审核后，再交财务副总经理审定、盖章；公司签订50万元以上的经济合同、对外投资等重大经济活动的有关合同或协议，除按照公司章程履行相应程序外，由财务副总负责组织CMO、CEO、法律顾问审阅。各级人员在审查合同时，应注意下列事项：当事人是否具有签订和履行合同的权利能力和行为能力；合同当事人的经营范围、经营方式、注册资金，签订的经济合同是否超越其经营范围和经营方式，委托代理手续是否完备；合同内容是否符合法律、政策的要求，双方意思表示是否真实一致，权利义务是否平等；格式是否规范，主要条款是否完备，内容是否具体，文字是否准确清晰。销售业务合同的付款进度是否符合本办法规定。销售业务合同毛利的审定：原则上公司所签销售业务合同应有毛利，对毛利为零或亏损的合同，由各事业部总经理初审后报财务副总经理审定，并明确亏损的“消化”渠道。凡亏损超过5万元的报CEO及财务副总经理共同审定。合同的签订合同签订的条件：所有的经济合同需按本办法第三条的规定，完成了审核程序。经济合同签章：正式签订的经济合同，必须加盖经济合同章。经济合同专用章时公司签订经济合同时专门使用的印章，本公司签订的经济合同必须加盖经济合同章方能生效，不得以公章代替。公司应设专人保管并建立合同专用章登记薄以备查询。严禁在空白合同上加盖合同专用章或公司其他有效印鉴，凡在空白合同上盖章的，将严肃追究盖章者责任。合同文本的管理：凡经双方加盖经济合同章的买进、卖出的各种经济合同文本，实行统一管理与分类专项管理相结合的方式进行管理。公司财务部为公司经济合同的统一管理部门。经盖章生效的经济合同原件交财务部一份，作为收款、结算的依据。财务部应设置专人负责经济合同的档案管理，履行下列职责：妥善保管合同文本及附件、双方往来函电、授权委托书、介绍信、有关图表以及双方协商记录等原始资料；建立合同签订履行情况台帐。每月按销售业务合同签订的份数、涉及金额、履行份数及履约金额向各事业部及财务副总经理报送“结算表”，并将合同纠纷数、违约原因及责任、解决情况、变更解除合同等信息，上报财务副总经理、CMO、CEO。销售业务合同实施完成后，市场部将双方签字的《工程任务书》交财务部，财务部将合同原件（含各种附件）、验收报告、《工程任务书》等相关资料归档备查，相关的技术资料