01-【管理制度】-01-行政管理制度.docx

第页共NUMPAGES34页行政管理制度编制：审核：批准：实施日期：年月日目录TOC\o"1-2"\h\z\uHYPERLINK\l"_Toc193720146"第一章文件管理办法3HYPERLINK\l"_Toc193720148"第二章车辆管理规定7HYPERLINK\l"_Toc193720156"第三章会议管理办法10HYPERLINK\l"_Toc193720157"第四章办公用品管理办法13HYPERLINK\l"_Toc193720158"第五章钥匙管理办法14HYPERLINK\l"_Toc193720159"第六章印章管理办法15HYPERLINK\l"_Toc193720160"第七章保密制度18HYPERLINK\l"_Toc193720160"第八章固定资产制度21HYPERLINK\l"_Toc193720160"第九章请示管理制度23HYPERLINK\l"_Toc193720160"第十章保安管理办法24HYPERLINK\l"_Toc193720160"第十一章食堂管理办法26文件管理办法1目的对与管理体系有关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件和资料都现行有效，保证管理体系正常运行。2适用范围本程序适用于公司所有关文件和资料(包括外来文件)的管理。3职责3.1综管部负责公司所有文件的管理，并负责组织其他各部门编制各类管理方面的文件。3.2技术部负责所有图纸、工艺文件、检验文件、技术文件和外来技术文件的控制。4工作程序4.1文件和资料分为如下几类：(1)规章制度类(2)外来技术文件，包括各类国家标准、行业标准和地方标准、各种手册等。(3)顾客提供的图纸、技术文件等。(4)图纸、技术文件、工艺文件、作业指导书等文件。(5)向各类合同。4.2文件编号为对公司文件进行统一管理，公司所有文件都必须编号，包括表单。4.2.1文件编号办法如下：（共18个字符组成）OECH/XXXXXX—XX—A/0（版本号）文件序号文件发布年发文部门汉语缩写文件序号：为该发文部门的流水号，由2位自然数组成，若不足两位，前面用0代替。例：文件编号：OECH/SC2013-01-A0表示生产部2013年发布的第一份文件4.2.2表单编号方法同文件编号方法，只是在文件序号后+“B”（共19个字符组成）例：表单编号：OECH/SC2013-11B-A0表示生产部2013年制作的第十一个表单4.2.3合同编号：（共22个字签组成）OECH/HTXXXXXX—XXXX（合同序号）-A/0合同签订者汉语缩写代号合同签订年份合同签订部门汉语缩写例：合同编号：OECH/CG2013-TY08-A0表示采购部田勇2013年的签订的第8份合同4.2.4不论是公司内部文件，还是外来文件（含合同），统一由综管部编号下发存档。4.4文件的制定、修改、废止4.4.1文件制定，由制定部门填写《文件制定/修改/废止申请单》会同文件所涉及的部门审核，总经理核准。4.4.2文件制定（修改、废止）经总经理核准后，交综管部负责办理相关手续。4.4.3技术文件、工艺文件、作业指导书等文件由相关部门负责组织编写，相关责任技术工程师审核，对于工艺规程、技术标准等重要文件，应由总经理批准。4.4.4文件经多次更改或需进行大幅度修改时应进行换版、换页。新文件版次为A/0，每修改一次升为A/1，每换版一次升为B/0，依次类推。4.4.5需归档的文件移交综管部存档管理。作废文件由综管中按《文件发放/回收登记表》的发放范围收回文件并记录。4.4.6文件销毁由综管部填写《文件销毁申请单》，经总经理批准后统一销毁。需保留的作废文件，经总经理批准后，由综管部作好“作废保留”记录存档。4.4.7文件保存，要考虑并按照相应的法规、通用准则、顾客和产品责任方面的要求执行：a.作废的规章制度等重要文件保存期为2年；b.工艺流程、作业指导书等指导书文件的保存（包括图纸客户标准等）保存期为规定的有效期加一年（顾客有特殊要求时按要求执行）；c.涉及产品安全的文件保存期为停产后加15年；d.有存储价值的要双份存档。外来文件（包括工程标准、规范、图样等）4.4.8每年年底综管部对文件进行一次清理核销，按规定流程处理。4.5外来文件的控制4.5.1所有外来文件均需到综管部办理登记手续，未在《外来文件登记薄》登记的外来文件，不得在公司范围内使用。4.5.1对(技术)外来文件，由技术开发部立即转化为本公司文件，并进行标识，经总经理审批后进行发放（如牵涉到客户专利技术应该加以保密）。4.5.2需要直接引用的外来文件，由文件对口部门的分管领导审核，经总理批准后，方可引用。4.6文件的发放、回收4.6.1文件统