【办公室管理】7行政办公室管理制度.doc

行政办公室管理制度总则（一）、为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，加强公司行政办公的规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确公司内部管理职责，特制订本制度。（二）、行政办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。（三）、本制度对公司内部行政管理工作进行统一规范，以加强行政管理工作的有效性。各项细则、办公室档案管理1、档案管理范围：1.1公司文件档案：包括公司资质、公司制度、公司各部门制度标准、方针政策、公司决定、年度计划等与公司整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料；1.3行政档案：会议记录、文件签发等。2、管理部门。公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，行政办公室负责备档管理。3、管理职责。保证公司及各部门的资料齐全完整、安全保密和使用方便。（二）、办公环境管理1、每个员工都有责任维护办公环境，办公室内禁止吸烟。2、员工应爱护公共设施，节约使用办公用品，注意公共卫生。3、每周进行卫生联检。（三）、办公室安全和秩序1、每天下班最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并切断电源。2、不要将私人访客带入办公室。3、离开办公室前，将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好。4、不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。5、工作时间内不应无故离岗、串岗，出去办事要及时和相关领导请假，并填好单据上交行政部。6、各个部门应相互协调、配合、团结、互助，严禁互相推诿。（四）、办公电话管理1、公司的电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用，员工不得使用公司电话拨打私人电话。2、员工接听电话应使用普通话及礼貌用语。（五）、员工礼仪管理1、员工头发要保持整洁、自然，不得披头散发；指甲不能太长，不得涂抹带颜色的指甲油。2、员工统一着工作装，员工工装、工牌要穿戴整齐，不得穿奇装异服。3、员工应注意自己的仪容仪表、行为举止和公共礼仪，做到文明、礼貌待客，主动、友善地打招呼、问候；耐心应答，不厌其烦。4、在任何场合应使用普通话，语气温和，音量适中。（六）、例会管理制度1、目的：1.1实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作；1.2提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度；1.3集思广益，提出改进性及开展性的工作方案；1.4协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。2、公司例会定于每周三举行，由副总经理主持，各部门经理列席。3、部门例会可由部门自行决定，由各部门经理主持，部门员工列席。4、会议主要内容：4.1下达公司会议的精神；4.2听取各部门经理对所属部门工作的汇报，做好各部门工作的周总结和计划，以及需提请总经理或其它部门协调解决的问题；4.3对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结；4.4探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到整体经营目标的实现；4.5对上期工作总结，并部署下期工作任务；4.6每周会议议题的讨论；5、例会参加者在会议上要畅所欲言各持已见，允许持有不同观点和保留意见，但会上一但形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行；6、严守会议纪律，保持会议秘密，在会议决策未正式公布之前，不得私自泄漏会议内容，影响决议实施；7、参加公司例会人员原则必须参加例会，特殊情况向部门领导请假，无故不参加者按公司考核办法进行考核。（七）、行政审批流程1、所有部门需提项目审批单，填写好部门、时间、需审批内容、部门经理签字等。2、此项目审批单经由总经理签字批准后方可生效。3、总经理签字确认后将此项目审批单下发至相关部门执行。（八）、会议室、VIP室使用管理制度1、部门使用VIP室须提前告知行政人事部，领取会议室钥匙，行政人事部做好相关记录；2、每周例会可以使用会议室；3、部门使用会议室、VIP室须提前一天和行政人事部申请：3.1使用会议室、VIP室的部门，须爱护会议室、VIP室的设施，保持会议室、VIP室的清洁，用后应及时清理烟灰缸，打扫卫生、检查卫生，锁好门，关好窗，将钥匙归还给行政人事部；3.2任何部门和个人未经行政人事部同意不得将会议室、VIP室的各种设备拿出会议室、VIP室或转作他用；3.3会议室、VIP室的卫生每周至少清理一次，遇有会议时，要一次一清洁；3.4每次会议之前，管理人员应进行检查电源、配备饮用水；3.5会议室的管理人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿。（九）、更衣室管理规定1、更衣室的管理1.1公司更衣室的使用分为男、女更衣室，不得混用。1.2员工不得在更衣室中休息、抽烟、娱乐，应爱护更衣室的设施，不允许在室内乱写乱画，张贴等。1.3员工应自觉爱护更衣室卫生，更衣时不得随意吐痰，乱丢纸屑杂物及其他物品。1.4更衣室内除清扫用具