【办公室管理】办公设备日常管理制度.doc

公司设备日常管理制度第一章总则为保证公司办公设备正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。适用范围：本制度所指办公设备主要包括电话、传真、计算机硬件（笔记本、主机、显示器）、计算机软件、计算机网络、打印机、复印机、照相机、摄像机、扫描仪、碎纸机、投影仪等。第二章部门职责各部门指定专人（部门办公设备管理员，简称部门管理员）负责办公设备管理，负责各自部门办公设备的日常管理：台账记录、设备申购、维护保养、办公设备使用人或归属部门变更转移的申请、自查与盘查等各项工作。部门管理员需在每年的3月、6月、9月与11月底前完成对部门设备的自查，台账的更新，并报备办公室；财务部与各部门在每年7月、12月协助办公室开展半年度公司办公设备盘查工作。各设备使用部门负责提出设备使用需求，明确说明设备的用途、性能、技术要求、设备选型等事项；负责办公设备的日常保养、报修、等工作。办公室指定专人（公司办公设备管理员，简称公司管理员）负责对需采购的办公设备进行登记、调配；负责办公设备采购回来后的验收、入库、保存，提高办公设备的工作效率和资料收集保存、临时保管、配发、维修保养；负责人员离职调动前所使用的办公设备的回收、登记、保管和调拨；负责公司人员邮箱的开通和删除，门禁卡新办及退还登记（如果门禁卡丢失，直接从工资中扣除20元）。同时，办公室在每年7月与12月对公司的办公设备进行全面盘查，更新台账。采购部根据审批情况进行采购。在购买时应咨询供应商有关维护情况，并转交办公室进行维护。第三章办公设备采购流程各部门根据需要提出办公设备购买申请，填写《请购单》，经部门管理员、部门经理、部门主管领导及采购部经理、财务总监审批后，交采购部。采购部对审批后的《请购单》所购办公设备与公司办公设备库存进行核实，如所购办公设备已有库存，采购部可根据库存设备情况进行调拨，并通知办公室配发；如所购办公设备无库存，则实施采购。采购部根据审批后的《请购单》内容，调研情况并购买。大型办公设备（或10万元以上设备）应以招标形式购买。设备采购到货后，办公室统一进行验收、编号、入库并更新台账，收集操作手册、产品合格证、保修单等设备资料并建档保存；通知设备申请部门办理设备领取事宜。第四章办公设备使用、保养及监督使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门管理员负责监督检查。公司各类办公设备的保养，由使用部门管理员组织使用人员参照规范进行实施。办公室对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修、更换零件要进行登记备案并组织实施。办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。各部门管理员或使用人员应对办公设备的使用进行不定期的检查，如需保养由各部门管理员定期统一集中本部门需保养设备，与公司管理员预约保养时间，由办公室统一给每个部门每月集中保养一次。（见附表《办公设备维护记录表》）公用办公设备指定专人操作，其他人员使用必须经设备所在部门负责人或使用人同意。办公设备的使用人员要保证设备在安全环境下运行，如果因使用人员的过失造成丢失或损坏，要追究责任，择情进行赔偿。管理员对违规使用办公设备人员有提出处罚的权力。第五章办公设备维修管理计算机、打印机、传真机、复印机、扫描仪等设备出现故障，首先联系办公室处理，如果办公室不能解决，应由公司管理员找设备厂商或供应商进行检测。设备发生故障无法自行修理的，设备使用人应填写《办公设备检修单》（见附表），经部门经理、主管领导审批后交办公室，办公室负责维修事宜。未填写《办公设备检修单》或未按检修单要求填写相关内容的，一律不予修理。《办公设备检修单》最后交付财务部备案，办公室留存复印件。保修期内的办公设备，办公室负责联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的方案进行维修，包括委托维修商来完成维修，由公司管理员按照维修的真实情况，填写《办公设备检修单》中的“检修记录”,发生费用计入设备所在部门成本。所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由公司管理员统一管理。设备维修档案主要包括设备编号、维修日期、故障现象、保修原因、维修内容、维修费用、维修单位等。公司管理员应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范，由办公室每月汇总维修费用表报领导。第六章办公设备分类管理-计算机硬件使用管理计算机使用管理是指对主机、显示器、附属设备以及各类应用软件等的管理。计算机应专人专用，使用人负责日常操作及维护，各部门公用计算机指定专人进行日常维护，非本部门人员不得随意使用。计算机使用人员设置的密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。计算机的操作规定严禁在计算机上从事与本职工作无关的事项，严禁使用计算机散播非法信息。不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵。严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。上班时间及公