文书工作与档案管理.ppt

文书的整理归档文书整理归档及其意义文书整理归档的范围和原则文书整理归档及其意义二、文书整理归档的基本原则1、遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系。2、准确判定文件的保管期限。3、适应档案管理现代化的需要，便于保管利用。文书整理归档的范围和原则文书整理归档的方法和步骤一、区分全宗1.全宗：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体。2.立档单位：是指构成档案全宗的国家机关、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。一般机关单位，通常只管理一个全宗，专业档案馆则管理多个全宗。3.全宗的变化（1）构成全宗的立档单位并非一成不变，该变化直接影响全总的划分，如单位的合并、撤销、增设等。（2）只有根本性变化才能改变全宗，根本性变化时指牵涉到政治性质和基本职能的变化。（3）以下变化不影响全宗：A.单位名称改变B.领导关系变更C.内部组织机构调整D.工作地点在变更E.短期停止活动后又恢复4.确定全宗判断档案所属全宗，关键是确定立档单位——档案形成者。实际工作中，常有一些文件经过几个立档单位办理，这样的文件应当归入最后承办完毕的立档单位的全宗类。二、全宗的特殊形式2.全宗的补充形式难以按全宗分类或者不便于按全宗保管的特殊情况，可根据全宗原则采取某些变通方法。主要分为三种：“联合全宗”“全宗汇集”“档案汇集”3.全宗群三、全宗内文件分类年度分类法A.文件无明确日期（主要针对残损或出土文件）组织机构分类法3.条件：（1）各组织部门间的档案没有被混淆，完整齐全。（2）立档单位内部组织健全，且相对稳定。内部组织机构少、工作简单，或者经常变动的单位均不适合采用这种方法。（3）对于机关内部设立的临时性机构产生的档案，按组织机构分类时，一般应该和其他内部机构一样对待，单独设类并排在最后一类。问题分类法复式分类法（一）确定“件”——归档单位1、单份文件，即自然件，一份文件为一件；2、特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本）内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本）作为一件。3、文件的正本与定稿作为的一件。过厚时可作为若干件。（计算机及网络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。）4、文件的正文与附件，作为完整的一件。5、会议记录应以每次会议作为一件。来文与复文作为一件。6、有重要内容的文件处理单，应与被处理文件合为一件。文件处理单可继续放在文件的前面，算页数。7、转发件与被转发件应视为一件。8、复制件应和原件作为一件归档。（二）文件修整1、修裱破损文件。2、复制字迹模糊或易退变的文件3、超大纸张的折叠。4、去掉易锈蚀的金属物。主要指永久、长期保存的文件材料归档文件整理方法归档文件整理方法人文艺体分院于2007年3月19日开始对2006年度的文书材料进行系统归档，有以下需要归档文件：《人文艺体分院2005/2006学年第二学期教学工作计划》（06年2月）《人文艺体分院2006/2007学年第一学期教学工作计划》（06年9月）《人文艺体分院2005/2006学年第二学期学生工作计划》（06年2月）《人文艺体分院2006/2007学年第一学期学生工作计划》（06年9月）《人文艺体分院2005/2006学年第二学期教学工作总结》（06年6月）《人文艺体分院2006/2007学年第一学期教学工作总结》（07年2月）《人文艺体分院2005/2006学年第二学期学生工作总结》（06年7月）《人文艺体分院2006/2007学年第一学期学生工作总结》（07年2月）请问，假如以事由结合时间排列，应该怎么样排列？归档文件整理方法必备项目归档文件整理方法（二）归档章具体的填写方法1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。2、年度：填写归档文件内容针对的年度。如：一九八八年表示为“1988”，二00二年表示为“2002”，不能简化为“98”、“02”。3、机构（问题）：参照十大分类的按一级类目填写，如：党群类、行政类、经营类、生产技术类等。4、期限：即文件的保管期限。如：永久，长期，短期。5、件号：是固定归档文件的排列先后顺序的重要标识符号，也就是文件的排列顺序号。6、总页数：指一件文件的总页数。以文件中有图文的页面为一页，空白页不计数。归档文件上无页码时，需要编页码，当文件上有页码时，无需重编，一件内的文件页码可累计；页码编在归档文件有图文的页面，正面编在右下角，反面编在左下角。文件处理单放在每份文件的首页。（一）填写案盒内文件目录编目应以“件”为单位进行，在目录中一件只体现为一条条目。编目必须做到准确、全面、细致。掌握档案计算机管理。归档文件应逐件按件号顺序填写归档文件目录。同一事由形成多份文件的，应分别编目。