大型签约仪式筹备经验总结（加分精华帖，资深办公室专业人士贡献）.docx

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大型会议活动签约仪式
筹备经验总结

会场地点确定
会场选择：会后直接安排活动的（比如参观园区等），会场最好在活动（参观现场）区域内或离活动区域较近；
会议室风格：大气、商务、庄重；
会议室的选择：以会议室就近或从领导下车到会议室沿途有可设置贵宾休息室的房间为宜；
会场容纳人数:考虑参会人数、工作人员人数，工作人员不进会场的安排好待命休息区域；
会议桌形状：根据需求，确定会议桌摆放呈“回”字形或长条形。“回”字形会议桌，中间一般要摆放绿化盆栽；
会场所需设备能否提供齐全？
投影仪、投影幕布、话筒、音响设备；
需事先沟通的事项：
（1）会场墙面能否张贴KT版作背景或悬挂横幅（拍集体照用）；
（2）笔记本如需自带的，确认有无笔记本对应视频插口；笔记本不需自带的，确认会场是否提供视频、音乐播放人员；
（3）向公司租借会议室的，确认是否提供茶水和会场服务人员。
（4）会议引导牌、电子欢迎语（如条件许可），我方明确文字内容，会场制作提供
领导讲话稿、主持词撰写
领导讲话稿
称谓：出席人员中没有职位比发言领导高的：“尊敬的各位来宾，女士们、先生们”；出席人员中有职位比发言领导高的：“尊敬的各位领导、各位来宾，女士们、先生们”；
结构：
第1段：感谢项目合作方、项目支持引荐方（有职位较高的项目合作方以外的领导来，要“特别感谢XXX百忙之中莅临见证/拨冗出席”）；
第2段：介绍项目背景、项目推进过程及项目合作深远意义（含集团今后可能采取的举措）；
第3段：祝愿本活动（签约仪式）圆满成功。
主持词结构内容
第1段：简述本项目对**集团，对项目合作双方的意义。介绍出席人员（顺序：项目合作方、<项目引荐方>、我方）；
第2段：代表**公司对项目全过程所涉各方面、各部门作简单感谢；
第3段：介绍会议议程（每位领导讲话结束可作简单点评）；
第4段：总结、展望未来，**公司将依托集团，如何做；
第5段：请与会人员背景板前合影。
会前筹备工作
邀请函制作：
（1）封面印有集团LOGO，公司名称：“**集团上海**公司投资有限公司”。
（2）地址要详尽，写明靠近哪条路或哪个标志性建筑物；
（3）邀请函最下方要附地址坐标图。
出席人员、发言领导反复确认：
出席人员确认：人数、姓名、职务；发言领导确认：姓名、职务；对不参加会议（签约仪式），直接参加活动（参观园区）的领导反复确认。
签约协议书：确认条款，确认现场签几份，会后合同如何分配；提醒签约时间要写上；
议程、与会人员名单：
（1）红色A4纸打印；
（2）议程包括：时间、地点、主持人、议程内容
（3）与会人员名单：
顺序：“一、项目合作方集团控股公司”、“二、项目合作方集团”、“三、项目合作公司”、“四、项目引荐方上级公司”、“五、项目引荐方”、“六、**集团”、“七、**集团**公司投资”、“八、**集团兄弟单位”
席卡摆放标准：
（1）会议室门的正对面坐客方，我方背对会议室门；
（2）客方有几家公司的，均按职务大小统一安排位次，不按公司分开排。按照正中间职务最高，其左手位第2，右手位第3，“左右左右”交错着排。
（3）我方位次排序方法同上。注意：集团各部门排序按照集团职能部门及分子公司排名顺序确定。在各部门负责人出席的前提下，徐总的位次排在各部门负责人之后。若集团某部门出席的不是部门负责人，徐总位次则相应提前。
6、与会人员材料：每人一份红色A4纸打印材料——议程、与会人员名单。主持人另加一份主持词，发言领导另加一份发言稿。每份材料统一放置在单片夹内。
7、与会车辆：
（1）车牌号汇总；
（2）车牌号提前告知会场（园区）保安、我方停车场引导工作人员；
（3）全天活动所涉路线以路线图的形式提前告知车辆驾驶人员。
(4)组织方车辆安排要考虑充分，留有余地。
8、车辆座位位次排序：
（1）领导不坐驾驶位：
a）小轿车：1号位：副驾驶后面座位；2号位：驾驶员后面座位：3号位：后排中座，4号位：副驾驶。
注：如果是接待非常重要的政府要员、企业家等，则驾驶员后面座位是尊位，因为该位置私密性好，安全性高。
b)七人座：1号位：副驾驶后面座位；2号位：驾驶员后面座位；3号位：1号位后面座位；4号位：2号位后面座位；5号位：副驾驶。
（2）领导坐驾驶位：小轿车：1号位：副驾驶；2号位、3号位排序同上述（1）内情况依次类推。
9、公司工作人员分配情况：
停车场引导员，会场引导接待员，休息室引导接待员，宣传片、背景音乐播放人员，摄影摄像人员，签约引导人员。（各相关人员工作的起止时间须经提前演练探讨明确）。
10、会场物品所需：
笔记本电脑、席卡（含印有两公司名称的签约台席卡）、签约本两本、签约笔两支、会标（PPT）、签约背景音乐