PR技巧--如何组织媒体专访V10版本.docx

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如何组织专访
流程图
客户确认
挖掘背景资料
1.专访主题确认〔客户代表〕

明确专访目的
D日
前7日

制定专访进程表

2．内部小组分工会

客户确认

把握性较强

3.专访媒体选择〔客户助理+媒介主管+媒介总监〕
影响权威

适合专访主题

两遍邀请

专访提纲深度沟通

4.专访媒体邀请及沟通〔媒介主管/客户助理〕
专访邀请

小组提供媒体简介、Q&A

客户确认

5.媒体手册准备〔媒介主管/客户助理〕
媒体提供转放专访提纲

签到用品

专访费用

会务资料

媒体文字资料〔新闻夹〕

6.专访物品准备(客户代表)

D-1日

录音、照相、记录

主题引导、控制

采访双方介绍

7.专访现场控制(客户代表、媒介代表〕
签到

D日

7.D+1日向客户提供?总结(POSTMORTEM)?

8.专访反应

客户终审定稿
客户代表预审

记者成稿
录音整理\现场照片提供
9.专访文章确认〔客户代表〕

4周内提交总结报告〔含剪报列表
剪报随出随传
10.D日+4周内文章刊发

细节说明
采访前：
明确专访目的：一是客户的目的，客户希望通过此次专访宣传什么主题，面向什么受众，到达什么效果；二是我们的目的，我们希望通过此次专访发出什么样的文章，多大的版面，什么样的版位，什么时间刊出。
挖掘背景资料：
需要准备的核心文字资料：
对内部：进程表
对客户：媒体名单、媒体手册(BRIEFINGBOOK)
关于媒体：在业界的地位，读者中的影响。记者在报社的地位、影响，能力，稿件的质量，有无版面，以往接触中的印象〔可多方查证或提早接触〕。
对媒体：公司简介、人物简介、产品简介
关于客户：职位，擅长领域、〔媒介经验，个人习惯〕。
注意：如果是第一次接触客户的媒体/记者，那么应酌情预先介绍客户情况，协助其找准角度、完成提纲。如果是第一次面对媒体的客户，或有受访经验但首次接触某家媒体，那么应酌情在收到提纲后、专访前给客户“吹风〞，即向其简要介绍媒体、记者背景和采访话题，便于客户提前准备。
专访媒体沟通〔媒介代表〕
媒介代表应与专访记者充分沟通，详细介绍客户的情况，确保记者有兴趣参加专访,对专访的事件背景情况十分清楚;
引导记者根据我们建议的方向来报道，重点媒体应该面谈;
争取提前拿到记者的专访提纲;
邀请应做到两遍以上;
重要人物可以请摄影记者;
专访物品准备〔客户代表〕
租用场地〔采访/用餐〕
会务资料：数码相机、录音笔/采访机电池〔重大活动时可以请速记〕
专访费用〔如无特殊安排，那么500元/家〕
签到用品〔签到薄、签到表、签字笔、通联表〕
职业装
如果双方需要翻译协助沟通，那么应预订翻译人员，向其“吹风〞，并提供有关资料〔如客户简介、媒体手册、专访提纲等〕，使其有备而来。如果需要现场留影，那么提前预订好摄影师或自带相机。
新闻资料夹：
标准新闻稿
客户简介
产品简介
高层简介及照片
存有以上资料的软盘

采访中：
签到：公关人员提前到场布置场地〔如需要〕
介绍双方：引导记者与客户认识、交换名片，简短开场白
采访正式开始后：录音〔要随时检查采访机是否运转正常、单面结束后及时换面或换带〕、记录〔记下记者问题和答复要点即可〕、照相〔受访人或/和现场场景、双方合影〕、把握整体气氛节奏和话题方向
考前须知：
记者跑题：要委婉地把话题牵引过来，不让记者感到为难。
记者问到敏感问题：如果客户完美答复此问题，那么在答复后引导记者回主题；如果客户感到为难，我们要主动解围。
记者不在状态：如果记者心不在焉、思路停滞等不在状态，可问清原因，如熬夜、生病等，让客户理解。同时向客户申明我们会随后把相关详细资料发给记者，并深入沟通，跟进稿件。
按照采访需要安排时间长短。不能太早或太晚。考虑到路途/进餐的时间。
交通是否方便。
环境是否够档次、安静、空间足够大。
公关人员态度、穿着等礼仪。女士着淡妆。

采访后：
媒介代表应在第一时间向媒体提供当天专访录音整理、被访人物照片、资料;及时了解记者对专访的感受、方案写什么样的文章，引导记者的思路朝预期的方向开展。
客户代表在专访结束后24小时内将客户经理/工程负责人确认的POSTMORTEM发给客户作为小结；及时了解客户的反应：满意在哪，不满意在哪，采取适当的补救措施；如现场客户端出现纰漏，可建设性地提醒客户如何改良。
媒体代表催促记者将成稿发回确认，并了解截稿、刊出时间，专访2天后提供专访反应表〔要求：群众媒体1000字以上;专业媒体2000字以上〕;
收到文章后，客户代表中根据媒体的截稿、刊出时间，先预审把关，修改前方可交客户确认〔稿件处于修订模式〕;
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