工程技术资料管理程序.doc

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工程技术资料管理程序【物业管理经验分享】
1.0目的
通过对所辖物业的工程技术资料进行规范管理,以便于相关部门查阅和使用,更好地为设备设施管理、维护服务。
2.0适用范围
适用于物业集团工程技术资料的管理。
3.0职责
3.1各物业公司(管理处)负责物业接管后所有工程合同、图纸、预结算书、设备技术资料等工程技术资料的收集、整理、分类、编号、编目、归档。
3.2各物业公司(管理处)明确相关部门专人负责工程技术资料的汇总登记、保管及借阅,保证资料::的完好、齐全,及时更新。
3.3业务总部对工程技术资料的收集、存档等管理进行业务指导、培训。对各单位的工程技术资料进行存档备查。
3.4全面质量管理办公室定期对资料的管理进行检查。
4.0工作内容
4.1资料接收
4.1.1各物业公司(管理处)从开发商、分包方处等接收工程图纸、技术资料及其目录。
4.1.2各物业公司(管理处)收集、整理在施工过程中形成的工程技术资料,建立相关《工程资料清单》。
4.1.3物业接管验收资料、图纸及其目录的移交,须经接管项目负责人签名确认。
4.1.4设备设施须填写单机《设备卡》,汇总后建立《设备台帐》并报业务总部备案。
4.1.5设备设施添置、更新及大修后,相关档案资料须及时更新,设备报废后相关资料要及时封存,并报业务总部备案。4.2审查
各物业公司(管理处)对所辖工程技术资料的份数、完整性认真审查,确认无误后整理、存档,将相关资料一份连同《工程资料清单》提交业务总部备存并做好交接手续。
4.3借用
4.3.1业务总部、各物业公司(管理处)相关部门将工程资料汇总归档后,建立《资料借用登记表》,由专人负责资料的借用及归还验收、登记。
4.3.2本部门人员借用工程资料,须做好登记。非本部门人员借阅经部门负责人同意后方可,并在::做好借用和归还登记。
4.3.3外单位人员借用工程技术资料时,须提出申请经单位负责人批准后借阅,并做好借阅登记,限期归还。
4.4保管
4.4.1物业集团工程技术资料、图纸由各物业公司(管理处)、业务总部统一归档、存放、保管,确保资料完整齐全。
4.4.2各物业公司(管理处)明确具体部门负责工程技术资料的管理。
4.4.3相关部门应确保场地、办公设施及人员的配备,做好防潮、防火、防虫等措施,保证资料的安全、完好。
5.0相关文件
无
6.0记录表格
6.1《工程资料清单》(QR-4.2.3-04-01)
6.2《资料借用登记表》(QR-4.2.3-04-02)
6.3《设备台帐》(QR-6.3-01-01)
6.4《设备卡》(QR-6.3-01-02)
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