文件控制程序(标准范文)教学材料.docx

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杭州ABC有限公司文件名称文件编号文件控制程序版本/次A/1日期2017年6月23日页数1目的
规范XY事业部质量体系有关文件和资料管理，以确保各相关场所使用的文件为有效版本。
2适用范围
适用于杭州ABC123XY事业部文件资料的管理和控制。
3职责
3.1123XY事业部总经理负责程序文件、管理制度的批准。
3.2123XY各部门经理：负责本部门管理作业文件的策划与组织本部门文件编制、修改、与审核工作。
3.3质控部文控负责统筹123XY质量体系文件的管理，包括文件的编号、归档、发放、回收以及各部门体系文件管理的监督。
4工作程序
4.1文件分类
4.1.1受控文件：对于执行产品质控作业有关之文件，加盖受控章以与其它文件作区分，包括内部受控文件(一阶文件﹑二阶文件﹑三阶文件﹑四阶文件)和外来受控文件。
4.1.1.1一阶文件：质量手册。
4.1.1.2二阶文件：程序文件、跨部门的业务流程，对不同的部门为完成同一事项沟通协调处理作出规定的操作系统文件。
4.1.1.3三阶文件：规范某一具体事情如何操作的指导性文件和工程技术数据。如：作业指导书﹑操作规范﹑管理规定/制度﹑BOM﹑工程图纸等。
4.1.1.4四阶文件：质量相关的记录表单。如：检验记录﹑生产日报表等。
4.1.1.5外来受控文件：从公司外部接收的各类需要受控的文件。如：供货商或客户提供图纸、标准文件、技术数据、规格书、法规文件等。
4.2文件编码：
4.2.1文件及部门代码的规定
=1\*GB3①文件代码：
a)质量手册—**********
b)程序文件—**********-×××（序列码）
c)管理作业文件—SOP/SIP/BOM/DWG/CG（SOP:标准作业程序/指导书；SIP：检验标准；BOM：物料清单；DWG：工程图纸；CG：采购）
d)产品规格/产品要求和文件名称（无文件编号或名称的，由文控统一编号或命名）
=2\*GB3②公司/部门代码
序号部门代码1公司名称HZ/ABC-1232总经理GM3事业部办公室XZ4研发部RD5产品部PO6采购部PU7物控部PM8财务部FN9质控部QA10制造部PD4.2.2质量手册与程序文件编号由公司统筹管理。
4.2.3文件编号方法
a）管理制度编号方法
QG/ABC123××－×××××

文件类别编号（管理：GL）及顺序号
公司/部门归属代码
公司代号
企业代号（ABC）
企业管理制度代号

b）管理规范编号方法
HZ/ABC-123-WI××-001

文件编号
公司/部门归属代码
管理规范
杭州ABC123XY事业部代码
c)作业指导书/检验规范/物料清单编号
本公司内部编制的作业/检验指导书或物料清单
HZ/ABC-123-SIP/SOP/BOM-001

文件编号
检验规范/指导书/物料清单
杭州ABC123XY事业部代码
d)技术图纸的编号方法
本公司内部编制的技术图纸,图纸的分类：
序号图纸大类代码1爆炸图纸02整灯图纸13零件图纸24PCB图纸35原理图纸46工艺图纸57包装图纸68组件图纸7

HZ/ABC-123—DWG-SF（XXX）0/XX
图纸流水号
图纸大类（如0：爆炸图纸）
产品代码（如天花灯：SF104）
文件类型（技术图纸）
杭州ABC123XY事业部代码
包装图纸的分类：
序号包装大类包装图纸代码1包装清单12外箱包装规范23内盒包装规范34内衬包装规范45配件包装规范56灯具标识规范67配件标识规范78说明书规范8HZ/ABC-123—DWG-SF（XXX）6-X-XX

图纸流水号
包装图纸分类
图纸大类（如6：包装图纸）
产品代码（如天花灯：SF104）
文件类型（技术图纸）
杭州ABC123XY事业部代码
ⅲ.外来文件：顾客提供的图样、产品规格要求和资料的编号方法。
可直接引用其图样、资料的编号；如无编号则将接到日期作为编号，同天接到几份文件的按先后顺序在日期号后加编顺序号，顺序号用阿拉伯数字表示；

d)记录表单编号方法
HZ/ABC-123—FM—XX—001/□□

表单编号（□版本号，例如：A，修改后为B）
部门代码
记录表单代码
公司名称代码
4.2.4文件版号及页码编制方法
a)文件版号由版本、版次组成。版本用一个英文字母表示，第一版为A，第二版为B，依次类推；版次用一位阿拉伯数字（0—9）表示，如新制订文件为A/0，第二次修订为A/1版本；累计修改超过9次以上或变更内容超过文件内容的2/3以上需变更版本，即为B/0,以此类推。
4.2.5文件字体格式和统一文件格式:
a)文件标题：公司名称、文件类别为楷体-GB2312、小二号字、粗体。英文、数字使用Arial、四号字。其余使用宋体、四号字、粗体。
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