关于公司知识文档的命名规范讲解材料.docx

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关于公司知识文档的命名规范
第一条说明
为了方便知识文档的管理、维护、分享，特制定此知识文档规范的命名方式。
此规范根据网络知识管理工具资料整理，主要适用于文档命名，文件夹命名可供参考，请参照执行。
公司所有人员沟通文档必须以此规范作为依据。
第二条文档基本类别
文档按类别可分为三类：
工作文档：包括与日常工作相关的各类文档，其特点在于工作文档多数属于周期性的内容，围绕各类业务或职能开展。
项目文档：包括以项目形式开展的工作相关的各类文档，其特点在于项目工作通常是一次性的，以临时性的项目组织为主体开展。
外部文档：包括通过各种渠道从外界收集、获取，未经过公司内部任何人员整理、加工的资料，其特点在于种类繁多，没有既定的分类标准，无法使用规范性的方式进行管理。
所以，针对这三类文档的不同特点制定了三种不同的命名规范标准。
第三条文档命名规范
工作文档命名规范
结合工作文档的特点，我们在命名时需要体现出开展工作的主体，即各个业务或职能部门，同时也需要体现出工作的周期（时间节点）或者是具体的时间点（日期）。
结合上述内容我们将工作文档命名划分成4个部分，各部分之间通常以下划线连接，这4个部分分别是：
文档来源:可以是公司、部门、人员等主体性实体。
如：张三_周工作总结_20160808；或研发部_周工作总结_20160808
文档内容说明：直接表明主题
文档类别：合同、总结、报告、方案等
时间节点、日期或版本说明（手工生成）。

XXX
XXX
XXX
第三部分：该文档的文档类别，为可选项，可与文档内容说明合并。
第二部分：文档内容说明，必填项。

第一部分：文档来源，必填项
工作文档命名规范
下划线
XXXXX
第四部分：文档时间节点、版本号或日期，为必填项。

图表SEQ图表\*ARABIC1工作文档命名规范

文档命名规范（一）：工作文档示例第一部分第二部分第三部分第四部分备注示例来源（内部）文档内容说明文档类别时间节点计划总结、报告报表等IT部_年度经营计划_2011年度来源（内部）文档内容说明文档类别日期会议纪要等信息技术部_XXX会议纪要_20110909来源（外部）文档内容说明文档类别日期合同协议等信息技术部_知识管理咨询服务合同_20110912来源（内部）文档内容说明文档类别版本说明规范流程等人力资源部_人员转正审批流程_V2.0表格SEQ表格\*ARABIC1工作文档命名规范
项目文档命名规范
结合项目文档的特点，我们在命名时需要体现文档所属的项目主体，同时也需要体现相应的时间点（日期）。
结合上述内容我们将工作文档命名划分成4个部分，各部分之间通常以下划线连接，这4个部分是：
具体项目：宏观
文档内容说明：主题说明
文档类别：计划或方案等
间节点、日期或版本说明（手工生成），也可以通过日期表示版本。
下面分别通过图示与表格的方式具体说明项目文档的命名规范：
XXX
XXX
XXX
第三部分：该文档的文档类别，为可选项，可与文档内容说明合并。
第二部分：文档内容说明，必填项。

第一部分：文档所属项目，必填项
项目文档命名规范
下划线
XXXXX
第四部分：文档版本号或日期，为必填项。

图表2项目文档命名规范
文档命名规范（二）：项目文档命名示例第一部分第二部分第三部分第四部分备注示例项目文档内容说明文档类别版本说明计划总结、报告报表等知识管理项目_规划报告_2011年9月项目文档内容说明文档类别日期会议纪要等知识管理项目_双周例会会议纪要_20110923项目文档内容说明文档类别日期合同协议等知识管理项目_咨询合同_20110901表格SEQ表格\*ARABIC2项目文档命名规范
外部文档命名规范
由于外部文档种类繁多，命名方式各有不同，无法形成一个统一的命名规范，而考虑在上传文档时，由上传者参照原文档名或根据用途灵活确定。
为风格统一、查看方便起见，也要求尽量采用分部方式结构化命名，以2到3个部分为宜，各部分之间通常以下划线连接，建议部分分别是：
①文档内容说明
②文档类别
③日期
下面分别通过图示与表格的方式具体说明外部文档的命名规范：

XXX
XXX
第二部分：该文档的文档类别
第一部分：文档内容说明
外部文档命名规范
下划线
XXXXX
第三部分：该文档的日期

图表3外部文档命名规范

文档命名规范（三）：外部文档命名示例第一部分第二部分第三部分备注示例文档内容说明文档类别日期外部采集信息名优工业企业名录_2011年度表格3外部文档命名规范
第四条文档状态标识
！（叹号）——标注“重要的文档或者文件夹”
#（井号）——标注“等待处理的文档或者文件夹”
@（@号）——标注“正在处理的文档或者文件夹”
格式：在上述文档名前加上“符号”用以标识，如“@名优工业企业