投标管理制度及流程教材课程.doc

执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-2016
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投标管理制度及流程

湖南三道云尚信息股份有限公司
2016年12月

投标管理制度
第一条目的
为进一步加强公司市场开发工作，规范投标工作的管理，明确投标过程各环节的责、权、利，增加投标工作的有效性和工作效率，充分调动公司及各部门参与市场竞争的积极性，特制定本管理办法。

第二条适用范围
本管理办法适用于公司对外的所有投标活动和项目。
对于投标工作，各个有关部门和参加人员必须认真对待、相互配合，按时保质完成各自的任务，保证投标文件的质量。

第三条职责分工
3.1总经理
1、负责投标工作的组织与决策，负责参加重大开标会议。
2、负责最终投标清单的审核、投标单价分析、投标价格最终确定。
3、负责投标文件的审批工作。
4、负责重大项目参与现场投标和专家咨询及现场突发事件的处理。

3.2技术部
主要职责：
1、应在市场进行充分的信息收集、市场调研的前提下，开展投标竞争工作。
2、负责招标文件购买（或通知行政部）与投标文件递交开标现场的工作。
3、负责整个标前业务接触、投标书的编制。
联络相关投标人员（公司）确定行程。

3.3系统集成部
系统集成部是投标工作的主要执行部门之一，主要职责：
1、负责投标文件硬件部分的编制工作；
2、负责投标澄清、产品比选、产品询价、产品技术、标后答疑等工作；
负责有关专业设备的基础清单编制工作；
整合标书相关商务、技术部分，根据招标要求，打印并装订成册；
配合相关部门将已装订成册的标书，严格按照相关招标文件中的相关要求封装（如正副本的数量、需要单独密封的条款、封条等相关的密封要求等）并递交给相关人员
6、负责标书的初审工作；
7、辅助职责：协助技术部参加标前会、标后投标分析等工作。

3.4行政部
1、在接到招标公告后，第一时间通知相关部门或相关外围单位（参标单位或制造商单位）准备投标所需的材料，提供相关目录清单，对标书制作者传答投标书编制内容的特殊要求。
2、按照公司的标书制作标准及相关标书的要求，编写相关商务标书；
3、提醒相关人员及单位（如制造商、技术部分负责人、报价负责人等）相关标书要求的相关要求（如开标时间、需要提交的资料等）；
4、财务工作人员负责银行资信证明的开具、投标保证金及履约保函的交纳，相关财务审计报告的提供工作，确保工作进度及时、无误；
5、公司人事相关工作人员负责相关资质文件的更新（如年检、变更或新申请等）；
6、公司人事相关工作人员负责提供公司营业执照、资质证书、荣誉证书等相关证件、资料的原件和复印件；
7、负责公司印章的管理，确保用章环节的安全性及及时性。

第四条投标管理制度流程表
投标报名（资格预审）
项目前期运作

初审

购买招标文件

安排文件编制

按招标文件条款及相关要求评审
成本核算

报价
投标文件初稿

相关资料准备

复审

定稿装订

密封标书

投标总结
开标

投标流程管理标准
序号名称管理标准1项目前期运作1．前期运作的项目需进行登记。2报名与资格审查投标报名由行政部准备，技术部或行政部人员进行具体的办理。资格预审材料或报名申请表由行政部负责准备收集，并提供签收目录清单。3.报名材料在行政部进行存档，并与招标公告一并存档（电子版）。3购买招标文件招标文件购买后，行政部须以邮件方式同时抄送给项目负责人、总经理及投标相关参与人员并提醒其重要条款等（电子版）
纸质版招标文件应将重要条款复印、扫描后以邮件方式发出并按要求填写（（招标要求关键点明细表））附件一2.行政部负责招标文件（纸质或电子版）与报名申请表的一并保存、存档。4投标文件编制安排1．行政部在接到招标文件后仔细阅读招标文件，根据相关要求填写（（标书程序时间表））附件二行政部根据招标文件的要求，将所需材料清单下发到各部门或相关参标公司（如资信证明、相关资质、合作商等）投标文件的商务部分由行政部相关人员负责编制，投标文件的技术部分由相关技术人员负责编制。5报价1、硬件、外部软件部分由系统集成部跟技术部负责询价列出相关相关参数（如：产品规格、报价、成本、利润等），内部软件部分根据公司对外报价表确定，由投标负责人汇总，拟定报价清单及分项报价表初稿，经技术顾问、总经理或董事长共同商讨后确定最终报价方案。2、投标负责人接到报价总额后根据招标文件的要求编写报价清单及分项报价表。3、投标负责人将编写完成的相关报价表发送给相关商务人员

6投标文件的审核（初审、复审）1、行政部（系统集成部或技术部）负责将投标文件的商务、技术、投标报价初稿以邮件的形式抄送给投标负责人、技术顾问及总经理2、技术部负责人、总经理及董事长负责投