公司文件管理制度讲义教材.doc

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公司文件管理制度
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案
3定义
3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。
4职责
4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责
4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核（核稿）、发布、汇总。
5文件分级分类
5.1文件分级
5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、ISO9001等体系管理手册、经营管理规范等。
5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件及控制程序。如质量体系的各类程序文件及也之相配套的管理制度等。
5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。
5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等

6文件编号、标识与控制
6.1文件编号
质量管理手册
YHQL-SC-XXXX

编写年份
质量管理手册代号
公司代号

（2）程序文件
YHQL-CX-XX-XXXX

编写年份
程序文件顺序号
程序文件代号
公司代号
（3）管理性文件
YHQL-GL-XX-XXXX

编写年份
管理文件顺序号
管理文件代号
公司代号
（4）作业文件
YHQL-ZY/B-XX-XXXX

编写年份
管理文件顺序号
管理文件代号/部门（牧场或业务）代号
公司代号

注：各部门(牧场或业务)代号
部门代码部门代码部门代码部门代码人力资源部RZ财务部CW供应事业部GY工程部GC行政办公室XB营销部YX监察JC项目部XM有机管理部YJ牧场CJ饲养部SY围产部WB奶厅部NT繁殖保健部FB化验室HY后勤组HQ种植生产部ZZ岗位说明书GW应急预案YA
记录
a程序文件产生的记录
JL-CX-XX/XX
程序文件顺序号/记录顺序号

程序文件代号
记录代号

b公司管理文件产生的记录
JL-GL-XX/XX
管理文件顺序号/记录顺序号

公司管理文件代号
记录代号

c作业文件产生的记录
JL-ZY/B-XX/XX
作业文件顺序号/记录顺序号

作业文件代号/部门（单位或业务）代号
记录代号
（6）外来文件由接口部门自行制定编号规则。
（7）公司采购、销售合同编号依《合同管理制度》的规定执行。
6.2文件的标识与控制
文件分受控与非受控两种,在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识；如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识；
长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本；
一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。对管理体系有重要作用的一次性文件（管理评审报告、内部审核报告）：发放时填写《文件发放登记表》，但不跟踪回收。
7文件编制、审核、批准和发布
7.1体系文件的编写和审批
7.1.1质量体系的质量方针和质量目标，由管理者代表组织编制，各部门提出方针和目标草案，由人事行政部负责收集、整理草案的编制，报管理者代表审核、总经理批准。
7.1.2质量管理手册由管理者代表负责编写，由总经理批准。
7.1.3程序文件由质量管理部组织各部门编写、各部门负责人审核，管理者代表批准。
7.2行政文件与管理性文件的编制与审批
公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公