董事会文件格式编制汇总.doc

董事会会议文件制作标准
目的与适用范围
为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。
本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。
董事会文件内容要求
董事会会议文件包括但不限于以下文件：
会议通知；
委托其他董事代为出席的授权委托书；
会议签到簿；
会议议程；
议案及其附件；
董事会会议纪要及决议。
会议通知按下列要求送达，样本请见附件一：
事项内容通知内容召开的时间、地点和方式
召集人
议程
联系方式
发出通知的日期
注意事项
召集人署名时限定期会议的通知应当于会议召开十五日以前送达
临时会议的通知根据企业实际情况灵活安排
章程另有规定的按章程规定执行方式电子邮件
邮政寄送
专人递交对象董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员（如有）附件送达通知的同时，原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及其附件收集证明文件应于送达同时，形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执。证明文件应明确记载送达时间。授权委托书（参见附件三）应当载明：
委托人和受托人姓名、身份证号码；
授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；
授权时效；
委托人签字。
会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。
会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。
议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。
会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：
会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；
会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；
会议议程；
议案汇报人的汇报意见；
董事发言要点；
每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名；
列席监事与列席总经理的意见；
其它需要记录的情况。
董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：
会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；
会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；
决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。
董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相对应的董事授权委托书。
决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。
纪要与决议的区别
纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：
类型主要内容数量备注纪要会议全过程和结果的要点所有议案必备，用于内部存档备查决议经讨论后，法定多数通过的决定单一议案对外办理审批、登记、备案，及集团内部账务处理等相关事项所需提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。
签署
于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。
会议命名规则
各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。董事会命名规则如下：
类型规则举例定期会议【公司全称】+届数+“董事会”+次数+“会议”XX华润燃气有限公司第一届董事会第一次会议临时会议【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数+“临时会议”XX华润燃气有限公司第一届董事会2010年第一次临时会议董事会文件制作与归档要求
内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。
会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。
每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录（参见附件十一）。
企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。
执行时间
本标准自颁发之日起执行。
附件一、会议通知
附件二、回执
附件三、授权委托书
附件四、会议签到簿
附件五、会议议程
附件六、董事会会议议案
附件七、会议纪要
附件八、会议决议
附件九、临时会议决议
附件十、会册封面
附件十一、目录

关于召开_______________公司
第_____届董事会第_____次会议的通知

各位董事：
兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。现将有关内容通知如下：
一、主持人：
二、召开时间：_____年__月____日
三、召开地点：
四、参会人员：
五、列席人员：
（一）监事：
（二）会议记录人员
（三）公司邀请的其他人员
六、拟审议事项：
（一）[议题描述]；
（二）[议题