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会计人需要掌握的电脑办公技巧

一、红头文件的制作及标准

1、进行页面设置

选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：

2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”，在

该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿

宋”：“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将

“每行”设置成“28”个字符：“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样

就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

2、插入页号

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置

为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确

定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角

方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉

字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

3、发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成”┼”，在Word2000

版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，

选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高

度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择

“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依

据”设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成

“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺

寸。然后单击“确定”。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属

性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红

色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满

该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

4、红线制作

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，

鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平

线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设

置。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”：“虚实”设置为“实线”：

“粗线”设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版

式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”

设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”—

—平行文标准，“13.5cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确

定。

5、文号制作

平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人——三号仿宋字体；

签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号

插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于

准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。