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财务软件输入凭证的五大技巧

1.摘要输入

会计凭证摘要多为中文，如果你的打字速度不快，输入凭证的速度就会受到影响，提高

输入速度的重要技巧是常用摘要的编辑。首先增加常用摘要，可点击【增加】按钮，新增

一条常用摘要，录入常用摘要编码(用以标识某常用摘要。在制单中录入摘要时，用户只

要在摘要区输入该常用摘要的编码，系统即自动调入该摘要正文和相关科目)、常用摘要

正文内容(结合本单位的实际情况，输入常用摘要的正文)、相关科目(如果某条常用摘要

对应某科目，则可以在此输入，在调用常用摘要的同时，也将被一同调入，以提高录入速

度)，这些信息可任意设定并在调用后可以修改补充。那么在填制凭证时，在调用常用摘

要的同时，自动调入相关科目，提高凭证录入效率。其次增加常用摘要，只需选择某条常

用摘要，点击【选入】按钮即可以调用常用摘要。这样可以提高凭证输入工作效率。

2.科目代码输入

会计软件中的科目代码是为提高会计软件的运算速度和精度而设计的。输入记账凭证时

只需输入科目代码，操作较简单。但要求用户输入确定的科目代码，而用户对会计科目较

熟悉，对科目代码却不一定能记得准确，如果用户输入了未经定义的科目代码，软件系统

将提示科目不在，需重新输入，如果用户输入的科目代码并非所需，可从软件系统中的科

目代码表中查找所需科目，更改科目代码。如果科目数量较多，人工逐页查找也很费事。

事实上，许多会计软件的科目代码表都能模糊快速定位，会计人员记不准确的科目多为明

细科目，其所属总账科目或上级科目一般较明确，输入此类科目时，干脆只输入到其上级
科目的代码，由于系统只能接受最明细的科目，此时将打开科目代码表，并指向刚输入的

上级科目，所要查找的明细科目应就在附近，省去多余的翻页查找操作。还有一个更为简

捷的方法，是在科目设置时的“助记码”中输入能够帮助你记忆的代码，比如“工商银

行”明细科目可以设置成为“gh”代码，那么你输入“工商银行”明细科目时可以输入

“gh”代码。

3.金额输入

按照会计制度的有关规定，记账凭证可以一借多贷，多借一贷，在输入完多借或多贷的

分录后，输入一贷或一借分录的金额时可参照合计栏中的金额输入，省去人工计算合计的

麻烦，有些商品软件还提供了自动获取金额的功能键。

4.常用凭证

在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证

完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，

必将大大提高业务处理的效率。关键是如何增加常用凭证，点击【增加】按钮，新增一张

常用凭证，输入编号，编号是调用常用凭证的依据，所以必须唯一。必须选择凭证类别，

方便以后参照调用常用凭证时，只显示该凭证类别范围内的常用凭证。另外如何调用常用

凭证也很重要，调用方法一：在制单时单击“编辑”菜单下的“调用常用凭证”，根据提

示输入常用凭证的编号，即可调出该常用凭证。若调出的常用凭证与当时处理的业务有出

入或缺少部分信息，则可直接将其修改成所需的凭证。调用方法二：在制单时单击“编

辑”菜单下的“调用常用凭证”，在输入常用凭证的编号处按【f2】键，屏幕显示常用凭

证定义窗，将光标移到要调用的常用凭证，点【选入】按钮或按[f3]键，可选入要调用的

常用凭证。

5.编制会计分录中的技巧
(1)会计分录尽可能细。记账凭证是账务处理的原始资料，所有账簿都是根据记账凭证

的分录来登记的，分录越详细，账簿也越详细。为日后查账方便、快捷，在编制记账凭证

时，应尽可能详细，甚至可以每张原始凭证编制成一条分录，摘要也应详细说明。不过这

样会使记账凭证的输入量加大，但为日后用账考虑，这样做还是值得的。

(2)冲减收入或费用以红字或负数反映。在输入收入和费用类科目的记账凭证时，如果

发生额的方向与该类科目余额方向相反，如冲减收入或费用，应将金额以红字或负数方式

输入到与该类科目的余额相同的方向，收入类为贷方，费用类为借方。这样做的目的是为

编制报表公式简捷，有些报表需要取某一会计期间某些科目的发生额，如损益表，损益类

科目期末结转后没有余额，必须用科目的发生额填报。如果冲减费用金额记入贷方，报表

所需的期间借方发生额就不正确，还应扣除冲减的费用，如取借贷方发生额的差，由于贷

方发生额中包括期末结转金额，差为0，由计算机识别自动汇总冲减的费用比较困难，不

如在编制会计分录时以红字或负数反映冲减的费用和收入。