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会计凭证分录规范新手会计必收老会计必看

一、摘要必须全面准确地描述所记录的交易事项
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摘要内容反映的记账事项要详实全面
比如报销凭证，摘要应注明是谁报销、什么时间用于什么事项什么性质的费用。比如张三报销4月份巡店交通费，李四报销招待某某公司业务人员招待费。
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摘要用语要严谨规范
报销人一般要写明实际报销人（也就是真正花钱的是谁，而不是代办报销手续的人-比如领导的秘书代领导履行报销手续时，实际报销人是领导本人），另外，会计凭证中的人名都应当使用全名，而不能用职务代替（比如不能使用李总、王经理之类的用词）。
以此类推，有往来关系的单位名称要尽量使用全称，不得使用地名代替当地的子公司、代理商、供应商或者客户。凡是涉及债权债务确认的，都必须使用对方的全称或全名，以免多个类似名称出现时，混淆不清。
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摘要要尽量反映会计人员进行交易事项的确认或会计估计的思路，尤其是调账凭证
比如补提摊销费用，除了要制作能反映整个补提摊销费用来龙去脉的附件以外，在录入凭证摘要时，要说明主要的补提原因、补提的期间等信息。比如因房租合同延迟签订，补提2012年1月租金摊销，因预估金额低于实际金额，补提2013年6-8月办公室装修费摊销，因摊销期限由3年改为2年，补提2013年1-6月份转让费摊销。
二、会计凭证借贷方科目数量的使用限制
在录入会计凭证时，会计人员往往图当时之便，加快会计凭证录入速度，采取一个凭证里面多借多贷的方法做账。需要注意几点：
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允许一借多贷或者多借一贷的会计分录，不允许多借多贷会计分录
这里的借贷科目都是指末级科目。一借多贷或者多借一贷，一是指在借方或者贷方，只允许出现一个末级科目（并不是指只允许出现一行分录）；多是指在借方或贷方，可以出现多个末级科目。比如下面的会计分录属于多借一贷：
借：管理费用-市内交通费100
贷：库存现金100
借：销售费用-业务招待费200
贷：库存现金200
上面的分录记录了两笔报销业务，可以做在一个会计凭证里面，有两个借方末级科目，一个贷方末级科目。如果上述业务是同一个人报销，还可以将贷方科目合并处理：
借：管理费用-市内交通费100
借：销售费用-业务招待费200
贷：库存现金300
一般而言，在处理不同性质的交易事项时，录入凭证分录，一借一贷的金额最好保持一致，即使只有一个借方或者贷方科目，也不用合并；现金和银行凭证的分录也不要合并。比如下面的银行收款凭证属于一借多贷，借方科目最好不要合并，以保持与银行对账单的流水一致：
借：银行存款-1088账户200
贷：应收账款-A客户200
借：银行存款-1088账户500
贷：应收账款-B客户500
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过渡科目，不允许在一个凭证内进行结转
比如下面的分录在同一个凭证是不允许的：
借：库存商品200
贷：生产成本200
借：主营业务成本200
贷：库存商品200
这个凭证里面，库存商品是过渡科目，这个结转过程必须分两个会计凭证处理。同时，这样的做法也违反了上面第1项关于多借多贷的限制，借方和贷方都存在两个末级科目。
另外也要注意，下面这样的凭证同样违反多借多贷限制：假设张三借了200元备用金，并在当月偿还，会计人员为图方便在一个凭证里面处理：
借：其他应收款-张三200
贷：库存现金200
借：库存现金200
贷：其他应收款-张三200
多借多贷凭证，主要是会导致查询明细账的时候，对方科目会混乱，不利于正确地使用明细账。当借方和贷方都存在多个末级科目的时候，现有财务软件系统是无法分辨其中的一一对应关系的，系统默认只识别第一次出现的末级科目为对方科目。比如上述生产成本转入库存商品，再转入主营业务成本的例子，主营业务成本的对方科目本来应该是库存商品，但是如果处理在一个凭证里面，查询明细账时，其对方科目就变成了生产成本（因为生产成本出现在前）；而库存商品的对方科目也是生产成本，这样的统计明细账时，生产成本就被重复计算，导致查账错误。
小编寄语：会计学是一个细节致命的学科，以前总是觉得只要大概知道意思就可以了，但这样是很难达到学习要求的。因为它是一门技术很强的课程，主要阐述会计核算的基本业务方法。诚然，困难不能否认，但只要有了正确的学习方法和积极的学习态度，最后加上勤奋，那样必然会赢来成功的曙光。天道酬勤嘛！