行政部管理制度(1).doc

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行政部管理制度(1)

行政管理制度
总则
一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使行政部各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、行政人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章职责范围
一、行政助理受总经办负责人领导，在总经理领导下主持开展行政部的各项工作。
二、负责总经办相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信
息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管
等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各
项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，
当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传
真等。
第三章行政事务管理
一、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司对内、外部发的文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
㈠文件管理制度要点
⒈文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
⒉制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文
件性质；正文部分写明
题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
⒊根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相
应的文字记录，以备查阅。
㈡制度规范
⒈公司对内、外公开文件由总经办负责起草和审核，总经理签发；各部门需
要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，总经办负责审核，审核无误后总经办打印，
打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
⒉公司上报下发正式文件的权利主要集中在总经办，各部门一律不得自行向上、向下
发送正式文件。
⒊凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
⒋由总经办负责人保管，总经办文员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
⒌各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需总经办负责人审批，总经理批准后方可借阅。
⒍总经办文员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
⒎按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
㈢文件管理流程设计
⒈内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
⒉外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
⒊借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
㈣文书管理制度管理要点
⒈文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
⒉除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
⒊根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
㈤制度规范
⒈按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
⒉总经办发出的传阅文书，阅读者需认真学习并签名____备注。
⒊根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。
⒋总经办负责人为文书管理的第一责任人。
㈥流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→归还→审批→销毁
档案管理制度
㈠管理要点
⒈档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
⒉根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
㈡制度规范
⒈应归档的文件、材料由总经办负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
⒉所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
⒊坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对