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公共图书馆档案管理工作探析论文

21世纪经济全球化和信息网络化已成为一种世界发展的大趋势。在社会竞争空前激烈的今天，各个领域的建设都开始迈向信息化，档案事业的发展也不例外。然而，许多公共图书馆因为历史原因，档案工作并未随着时代变迁而有所改变，档案的利用开发渐渐不能满足现今工作需要。1公共图书馆档案管理工作现状档案是公共图书馆各部门职能活动形成的原始记录，是图书馆开展各项工作的重要依据。然而，档案工作通常又只作为图书馆日常工作的一部分，很多公共图书馆的档案管理工作都存在如下问题。1.1档案管理不规范1）档案管理制度缺乏。许多公共图书馆是几十年甚至上百年的老馆，早期档案工作相对单纯，只有党政、人事、财务及业务之分，且因没有专职档案人员，档案意识不够，档案在收集、鉴定、整理、归档等工作环节缺乏相应的制度。2）档案收集不完整、整理不规范。由于缺乏专职档案人员和相应的档案管理制度，档案收集工作不到位，没有固定收集时间、收集范围，导致收集到的档案结构不合理、不完整。文书档案仅将党政文件及业务文件分开，党政文件只用编号文与非编号文分卷，没有系统分类，保管期限划分没有统一标准，业务文件更是散失不全，保管混乱，档案无法系统、完整的反应图书馆历史面貌、职能活动和发展情况，不能发挥其重要作用。3）硬件设施缺乏、档案保存不规范。由于历史原因，公共图书馆人事档案、财务档案多由人事和财务部门自行管理，文书档案由办公室兼管，作为办公室业务工作的一部分，而没有专职档案人员、专门的档案室、甚至密集架等存放档案。且因人们对档案工作不够重视，资金投入不足，档案装订整理等设备无法及时更新，档案装具老旧，防火、防盗、除虫、通风等保管条件得不到改善，限制了档案工作的快速发展。1.2档案散失严重，开发利用滞后档案具有原始记录性，图书馆文书档案以纸质文档为主，但由于档案意识不足，许多应归档的文件分别由不同经办人自行保管，档案收集工作不到位，档案人员移交工作不规范，档案保管不善或者人为损毁等，纸质档案散失严重。在电子信息化快速发展的今天，传统的档案管理模式已经无法满足人们的需求。然而部分公共图书馆档案激增，尤其是电子档案的大量产生，图书馆档案的价值鉴定工作变得更加繁重困难，档案人员在开展鉴定工作的时候习惯性地采取“多多益善，宁重无漏”的方式，并且，在判断档案保存价值划分保管期限时，对划分难度大的文件不重视，不做具体分析，给予过长的保管期限，任由图书馆档案无序增长，造成档案堆积，占用空间。档案分类混乱，没有实现文档一体化，也导致查找困难，开发利用率极低。1.3档案人才队伍建设有待加强档案人才队伍建设是图书馆档案信息化建设的重要组成部分。公共图书馆现有档案人员兼任多、专任少，档案意识薄弱，既熟悉档案业务，又精通信息技术应用的复合型人才凤毛麟角。同时图书馆档案管理人才的引入机制、激励政策有待完善。2采取有效措施，提高公共图书馆档案工作水平2.1完善档案管理相关制度、实现文档一体化1）完善档案管理制度。图书馆档案工作因由专职档案人员管理，制定相应档案管理制度，各部门兼任档案管理人员积极做好日常收集工作，制度要统一收集时间、收集范围、鉴定方式，要制定整理分类方案，提出保管措施。2）与时俱进，以件代卷，重视电子文档作用。随着时代进步，信息化越来越多的体现在我们的日常工作中，纸质档案不断增加，电子档案也随之增多，档案工作应与时俱进。现今档案管理提倡以件代卷，图书馆档案工作也应当在立卷上进行改革，不单一保存纸质文件，要重视电子文档作用，积极实现文档一体化。2.2加大投入，提高开发利用率1）重视档案管理，加大资金投入。新时期新事物不断涌现，科学技术发展迅猛，过去旧的档案管理技术、设备已经不能满足档案工作开展的需要，图书馆档案管理系统也需要更新、升级，帮助图书馆档案工作者快速有效地进行档案管理。图书馆应不断更新、完善档案管理工作的基础设备设施，如设置专门档案室，购置密集架、专用档案盒、档案装订机器等；同时采用先进的技术手段管理档案，充分利用文档管理系统，从收集到保管上保证档案管理的规范性、系统性和完整性。因此，图书馆的档案负责人应随时关注市场上已经开始使用的新技术、新设备，通过各种渠道，及时引进，并组织档案人员学习、使用，更新原有的档案管理系统，为档案工作者需加强信息技术管理和运用的能力提供最优的平台，使其更好地管理档案，为档案开发利用创造条件。2）提高档案的开发利用率。档案是图书馆历史活动的真实反应，是图书馆工作开展的原始凭证，尤其是业务档案，能为图书馆发展和建设提供重要依据和参考素材，具有重要的参考价值。图书馆档案人员应重视收集工作，查遗补漏，在丰富馆藏的同时合理化档案结构；建立档案信息系统，完善检索、借阅、复制、归档流程；增强服务主动性，及时、有效的为图书馆日常工作提供服务，积极提高档案