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2014年关于规范公司档案管理的通知[5篇材料]

第一篇：2014年关于规范公司档案管理的通知关于规范集团档案管理的通知各公司、各部门：为进一步加强和完善集团档案信息中心工作和规范集团及各公司、各部门档案管理，实现集团档案的完整性、系统性及清晰记录集团的成长和发展历程，以及更好地为各公司各部门提供档案查阅便利，提高档案利用价值和工作效率，根据《企业档案管理规定》的要求，经请示集团董事长和总经理会议同意，现将档案收集、整理、归档、移交相关要求发给你们，望遵照执行。一、集团及各公司、各部门本年度应当移交的档案应在次年的二月底前汇总、整理、编号、移交集团档案信息中心，同时移交一份档案统计目录。二、集团及各公司的规章制度汇编、上级机关下发的正式文件、向上级机关的请示与批复、本级单位的重要文件、工作计划、总结、申报材料、简报、年鉴、大事记等都需移交规档。三、仟坤建设公司承建工程项目竣工后，应按照“绵竹市城市建设档案馆技术档案移交情况表”的内容将相关档案资料移交集团档案信息中心。四、鑫坤机械厂区购置的设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘以及随机材料（合格证、使用说明书、随机附件清单、易损零件等）均属于设备档案归档移交范围。五、人力资源部的每年新员工入职招聘登记审批表、离职人员相关材料需移交规档。六、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，每年要形成会计档案，财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册移交档案信息中心。移交的内容：原始凭证和汇总凭证，明细账、总分类账，现金日记账、银行存款日记账，财务月季报告和年报财务终决算报告。如特殊原因不能及时归档也可移交一份财会档案统计目录。七、凡是集团和各公司为工作、学习等参考而收集或编写的一切公开或内部的材料，一般包括书籍、刊物、报纸、汇集、简报、公报、小册子、图片、图表、影视片、照片、唱片、录音带等都需妥善整理保管，必要时应移交集团档案信息中心。八、档案资料原件如工作中需要使用，可以交复印件。如工作中原件不再使用，应及时移交集团档案信息中心。望各公司、各部门领导高度重视，档案管理人员积极配合集团档案信息中心完成档案移交归档工作。备注：所有档案移交资料应在2014年2月底前移交档案信息中心，以备档案管理人员即时整理存档查阅。仟坤集团有限公司2014-1-8第二篇：公司规范化档案管理规范公司规范化档案管理制度标准一、目的规范档案管理工作，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。二、适用范围本建议适合公司各个部门及新开工项目工程及新开发店面所有需存档的各类材料。三、档案要求档案作为一种应用文体，因其作用主要给在于存史、研究、借鉴、教育功能，所以档案在行文过程中力戒文章冗长力求语言精练，以求达到达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求.而对于公司档案管理而言应重点做到八个统一，即鉴别标准统一、归档分类统一、取舍要求统一、目录填制统一、技术加工统一、索引编号统一、书写格式统一、卷面外观统一。四、编号规则1、档号建议有档案部（室）或行政在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并且有统计监督作用。2、全宗号档案部给定每个全宗的代码。3、类别号类别号是按档案不同类型划出的类别。建议运用以下编号规则进行编号①本公司一级类别号分为：A行政管理（所有关于公司行政工作的文件资料）；B人力资料（所有公司人员及人才备用库的相关文件资料）；C工程项目（公司各类运营项目的相关文件资料）。②本公司二级类别号按所属类别分类，其编制代码规则为：取类别拼音首字，如：产品—CP工程—GC、工具-GJ。4、时间精确到日期例如2013.12.25档案序号该档案在该类档案的序号，例如宣传类的第三个档案为X00036、项目号工程、项目等档案的代字或代号。本公司项目号取相关档案名称拼音首字，如：兽面纹鼎——SMWD。要求档案项目号于该项目开始前确定档案名称，并确定产品名称。注意：产品名称为该档案唯一名称，确定名称后交给负责人存档。此后所有涉及该件产品的表述必须使用此名称不得随意更改简化书写，以保证档案的统一性和唯一性。总顺序为：一级类别号-二级类别号-时间-档案序号-项目号范例：2013年xxxxxxx宣传记事本档案C-GC-2013.12.2-X03-XXXXXXXXXX四、规制要求封面不管规制如何以包含一下案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间