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业务档案归档及分类管理办法

第一篇：业务档案归档及分类管理办法业务档案归档及分类管理办法第一条为了维护会计师事务所及其委托单位的利益和合法权益,规范会计师事务所的业务档案管理，特制定本办法。第二条本事务所业务档案实行集中统一管理，由专人负责收集保管。第三条业务档案管理的基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化的要求，对业务报告，工作底稿等业务文件材料进行收集、分类、整理、立卷、归档、保管。第四条业务档案归档范围：1、为规划、控制和总结整个审计工作，发表审计意见所形成的业务底稿，如业务约定书、客户的法律结构和组织结构的有关资料；审计计划与总结，未审和审定会计报表，各种差异调节表，审计报告，管理建议书以及取得的客户声明书，陈述等。2、执行审计程序所形成的底稿，如各种明细表、汇总表、抽查表、测试表、分析表、审定表、询证函等。3、备查参考底稿，如客户的营业执照、合营协议、批准文件、企业章程、董事会会议记录,重要经济合同、协议、验资报告、企业内控制度、会计制度等。第五条业务档案归档时间：审计业务结束后,应将在审计过程中形成的文件和工作底稿按规定及时归档,各项目第一经手人为归档责任人。归档时间定为报告签发之日的次月月底前。归档时间以主管负责人签字为准。如有特殊原因，需经主管负责人批准方可推迟归档。未按时归档的，暂停发放工资，直至归档为止。第六条业务档案归档要求：1、归档的审计工作底稿应内容完整，格式规范，记录清晰，结论明确，标识一致。2、按照文号为单位进行规档。归档前认真检查应收集的业务约定书、审计报告、会计报表及附注、管理建议书、委托单位声明书、未审会计报表、审计差异调理表及试算平衡表、重要法律文件、合同、协议与委托单位设立有关的法律性文件的复制件、审计计划与结论、具体审计程序的记录和资料是否齐全，不齐全的应予补充并对不需归档的材料进行剃除。3、归档前应对上述资料中的盖章、签字是否符合有关规定做逐一检查，并予以完善。4、工作底稿中的传真材料应重新复印后再归档。5、档案管理人员应及时登记归档情况，并于月末将未归档项目上报主管经理。第七条业务档案的立卷：业务档案的立卷程序包括组卷、拟写案卷标题，卷内文件材料排列、填写卷内文件目录和备考表及装订等工作内容。1、组卷：按照一个委托单位，一项业务原则上组织一个案卷，对于一项业务需要若干卷时，应在每卷封皮上注明此项业务共有多少卷，此卷是第几卷。2、卷内文件材料排列顺序：（1）结合我所实际情况，卷内文件材料排列按照审计程序目录控制总表、各审计程序控制分表所列示的项目、内容、顺序排列（目录控制表对已收集的文件应做出标记）。（2）各类文件资料在整理时，应正本在前，修改稿在后，如审计报告等。第八条业务档案归档装订：1、归档前应去除文件上的钉书钉，大头针等金属物。2、填写档案封皮、卷内文件目录、备考表并装订入册。案卷装订要牢固、整齐、美观。第二篇：XXXX档案归档管理办法XXXX档案归档管理办法为了加强集团档案的管理，建立完整的集团档案体系、提高档案的管理水平，充分发挥档案的作用，依据《中华人民共和国档案法》和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001），结合集团档案管理制度和外埠项目文件形成的具体情况，特制定本办法。一、档案工作的基本原则1、本办法所指的档案是集团公司的文书档案、工程项目档案、会计档案、人事档案、实物档案及声像档案；外埠档案文件是指集团在北京市以外地区所开展的项目产生的文件资料。2、凡属集团公司管理、工程项目经营业务过程中直接形成的、具有查考利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等，均属于集团档案。3、集团档案实行集中统一管理的原则，由集团档案室统一负责接收、管理。以确保各类档案材料完整、准确、安全和有效利用，实现资源共享。任何部门和个人不得把集团公司档案资料据为己有。4、集团各职能部门应有专人负责部门档案的保管、移交职责，在业务上接受集团档案室的业务指导。5、工程项目档案工作要做到项目活动一开始就与建立档案工作同步进行。公司项目部（外阜项目）设置专人负责所在部门、项目文件的收集、整理工作,他是集团与公司各项目之间文件归档传输的唯一接口，所有项目文件从项目地输出归档都必须通过项目档案管理1部门。项目档案工作接受集团档案室的业务指导。二、管理职责集团档案室管理职责1、集团档案室是档案信息储存、开发利用、服务交流的中心，负责集团各类档案的管理。2、实施对本集团的档案管理工作和集团所属公司档案工作的监督、检查、指导。3、负责各类档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作。4、负责集团公司档案专、兼职工作人员业务培训。5、做好档案的保密与安全工作。集团各职能部门档案职责：1、依据本部门档案归档范围的要求，负责管理、收集本部门的文件资料，力求使本部门文件