中小企业员工出差费用管理制度.docx

中小企业员工出差费用管理制度

第一篇：中小企业员工出差费用管理制度员工出差费用管理制度一．总则为规范公司出差行为，提高工作效率，加强差旅费及有关费用开支的控制与管理，特制定本制度1.本制度适用于公司的销售人员及技术人员出差差旅费、业务费借支及报销。2.各类原始报销票据必须真实、合法。员工报销各项费用须经过各部门的经理签批。3.各部门经理睬出差或休假时，应授权委托其他相关人员代行费用签批职责。二．职责：1．出差计划由部门经理安排，并报总经理审批。部门经理出差计划由总经理安排和审批。2．部门经理负责审查本部门出差人员的计划，核实差旅费、出差逗留时间、路线及相关费用。总经理负责审查部门经理出差人员的计划，核实差旅费、出差逗留时间、路线及相关费用。3.行政部负责核定出差实际天数，计算当月工资应扣除误餐补助次数。4.财务部负责审查出差人员的费用额度和报销票据，预支和发放出差费用。三．出差借款及报销：1.员工因公出差，需提前一天向部门经理汇报出差计划，并确认所需费用额度，经同意后，到财务部填写《借款单》，由部门经理核实借款事项的真实性、必要性后签署意见后一并交财务部审核。财务部应根据不同职别出差报销标准支付相应借款数额，从成都出发的单程或往返飞机票、火车票由行政部统一安排订购。2.业务招待费借支须填写《费用申请单》，预计金额伍百元以下的由部门经理审批，预计金额伍百元以上的招待费需由总经理审批。申请人需将审批手续完毕的《费用申请单》报财务部备案，否则发生的招待费一律不予报销。3.部门经理出差所需请款手续同上，但必须由总经理签署意见后转财务部4.所有借款需报经总经理批准方可借支(遇总经理不在公司,又急需借款的情况,可由出纳通过短信或电话方式请示总经理批准,事后由出差人员补办签字手续)。5．出差员工应于出差归来后三个工作日内进行报销，并按规定填写《差旅费报销单》，经部门经理核实后，向财务部提交单据审核，如遇特殊情况需报请总经理批准后，方可适当延期报销。借款人获准批复的《延期报销申请》应及时交财务备案，否则将按逾期未结账予以处罚。6．员工借款应专款专用，一般情况下，第一笔借款未结清或未归还之前，不得借支下一笔款项（总经理特批除外）。7．预计借款超过一千元的个人，需提前一天通知财务部备款，否则不保证有足够的现金余额支付四、报销范围一）。差旅费1.差旅费是指员工因公外出到成都五城区以外，在出差期间发生的公杂费（交通补助、通讯补助、伙食补助）和住宿费、城市间交通费。2.实际出差天数按出差返回日期减去出差起程日期加一天计算天数；出差当日发车时间晚于中午11点，公杂费按0.5天计算；返回当日到达成都市区时间早于下午3点，公杂费按0.5天计算；上述二种出差情形当日需到公司考勤。3、公司统一制定差旅费报销标准，各项费用在标准内据实报销，超标部分由个人承担。（1）城市间交通费：①出差人员乘坐长途汽车、飞机、火车和轮船的，按车票据实报销乘坐飞机必须由总经理审批同意，机票费、机场建设费、航空保险费。②陪同公司总经理出差的随行人员，其往返交通费据实报销。（2）住宿费①出差人员发生的住宿费，分级别按公司规定的标准内据实全额报销。②确因工作原因需要超标住宿的，必须事前报总经理批准并向财务部备案，否则按出差标准报销。（3）公杂费公杂费是指市内交通补助、通讯补助和伙食补助，根据补助标准和实际出差天数计算,由财务部在报销时一并支付（凭票报销）。出差期间若发生招待费，按招待次数，正式员工每次扣除补助费10元，试用员工每次扣5元。4、员工参加外单位、政府部门组织的异地学习、会议、培训等团体活动，已缴纳会务费用并由组织单位统一安排食宿的，凭学习或会议通知，按实际发生费用报销，不再报销其他出差补助。如未统一安排食宿，则按出差标准报销。5．员工到外地进行商务活动和技术服务，由接待单位提供免费食宿，按实际发生费用报销，不再报销其他出差补助。二）、业务招待费1、各部门应严格控制业务招待费的开支，超预算支出一律不予报销。2、员工发生业务招待费，实行单笔大额费用事前申报制度。按单笔业务招待费预计发生金额，事前必须向相关主管申报。凡未事前申报的，主管应拒绝签批。（1）销售人员单笔支出小于500元时，需向部门经理事前申报，并向财务部备案（2）销售人员单笔支出大于500元时，需向总经理事前申报，并向财务部备案（3）员工出差途中确需临时增加业务招待费支出，可由本人通过短信或电话方式请示总经理批准,事后向总经理补办签字手续。（4）员工一旦发生该费用未事先申请，先行支出后再补办相关申请手续的行为一律视同无效，财务部有权将其报销凭证退回，由经办人自行负担。五、报销票据规范要求1、票据的合法性要求（1）交至财务部报销的有效票据票必须是正规发票（由各级地方税务局监制），或专用收据（由各级财政部门监制）报销，在票