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会务实训案例

第一篇：会务实训案例会务工作案例实训会议是一项有组织、有目的、有秩序的活动，是一种重要的管理手段。做好会务工作，是会议如期召开、顺利进行并取得圆满成功的重要保障。秘书必须熟练掌握会议组织的规律和方法，做好会务工作。案例描述我爱我家彩电公司决定给这些单位和个人发出邀请信，邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派主抓公关、销售的陈副经理负责此项工作，迅速成立会务筹备处，拟定会议方案，准备大会所用各种材料。会议定于2010年10月10日在永康国际会议中心召开，食宿也在永康国际会议中心，会期暂定5天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览方岩。公司要求大会必须圆满成功，以达到公司举行这次活动的目的。陈副经理立即成立了大会筹备处，成员有10人。他们首先召集会务工作会议，明确将要召开的咨询洽谈大会的主题，即宣传新产品，洽谈新业务。围绕主题，拟定大会筹备方案。确定参加会议的正式人员108人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。确定了大会的议程和会议所需要的各种材料，大会所需的经费预算，请有关领导和专家讲话的建议等。该方案报经公司领导审核、讨论、修改、完善后，筹备处马上给各位成员明确分工。主要分工有：准备会议所需文件（包括起草会议通知，公司总经理的开幕词，有关领导的讲话稿，有关新产品的情况资料，与会议有关的背景材料等）；会务服务生活保障（包括发会议通知，接待、签到，分发文件和物品，安排住宿，布置会场等）；宣传报道（联系新闻媒体，通报会议情况，编写会议纪要等）；对外联络（包括联系旅游，预订返程车、船、机票等）。经过精心准备，各方人员如期到会，新产品咨询洽谈会按时召开。但是，在与会人员报到时，负责接待签到的钟秘书发现，有十几个会员在报到单上注明“回族”或其他民族。钟秘书及时把这一情况报告给陈副经理，陈副经理马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜，使与会人员都非常满意。会议按计划顺利进行，与会人员对该公司的新产品非常满意，专家的讲解、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间，公司还应与会人员的要求，组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目，最后一天的游方岩更是其乐融融，热闹非凡。钟秘书把方岩的历史同当今中国经济的繁荣结合起来，使得客人们群情激昂，振奋不已。客人们都表示，对这种形式的会议很满意，他们了解了公司的生产情况，了解了公司产品的特点，在经销这种产品时就会有的放矢地介绍产品，这增加了他们销售的积极性。因此，这次会上，公司签订的订单是出人意外的多。在游方岩回来后，还有单位同公司签订合同。新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后，进行会后总结。总结会上，公司总经理认这次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致，会议的组织接待工作做得热情周到，为公司赢得良好的人气指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量，专家精辟的讲解等使得这次会议达到了预期的目的，圆满成功。陈副经理也讲了话，他主要指出这次大会上的一些疏漏之处，比如，在准备期间，就应了解少数民族人员的就餐习惯。虽说是个小问题，但处理不好也会造成不好的影响。幸亏发现及时，及早解决，才没有影响客户的情绪，使大会能顺利进行。在此特表扬钟秘书工作细致，发现问题及时反映，尽早解决。另外，1会议简报出得不够及时，没有把会议上的情况及时通报给有关人员，尤其是最后签订合同的情况，这可能是会期结束，有些人员思想松懈造成的，以后要吸取这方面的教训。总结会还通报了这次咨询洽谈会上的收获，80%的与会者都同公司签订了合同，超出了预计的数量。这也为公司下一步的工作提出了更高的要求。尽管如此，公司上下都很高兴。总经理决定，对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后，要求大会筹备处尽快把与这次大会有关的材料都整理出来。要求请认真思考并组织讨论以下问题：．假如你是会议筹备处的一员，请你为新产品咨询洽谈会拟定会议方案。．参加这次咨询洽谈会的人员来自全国各地，人员的文化程度、素质等因素各不相同。如果你是会议的组织者，你会如何组织接待他们？怎样使他们对会中服务感到满意？．你对该公司组织的这次会议满意吗？你认为哪些地方可取，哪些地方不可取？提示．此案例设置的主要目的是让学生对会务工作有一个具体、清晰的认识，在阅读案例时可把会务工作分为“会前准备”、“会间服务”、“会后工作”三部分来加以学习领会。．从案例中暴露出的疏漏之处汲取教训，为以后从事实际工作打下基础。第二篇：会务实训项目及案例实训十四会务服务职业情景滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业，公司经济实力雄厚，主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂，兼营日用百货、针纺织品、文化用品、‘五金、交电等。公司营销方式以调拨