会务组织工作流程.docx

会务组织工作流程

第一篇：会务组织工作流程会务组织工作流程一、拟写会议电报包括会议主题、会议时间、会议召开地点、参加人员、日程安排、报到地点、呈办公室领导审阅、呈主管领导签发二、会务准备（一）编制会序册1.会议须知2.会议议程安排3.会议代表食宿安排，住宿房间、就餐位置、会场座位4.核对与会人员名单(二)会场布置1.悬挂会标2.根据需要，摆放鲜花3.检查音响、照明等设备4.按排名确定领导主席台入座位置，并摆放姓名牌5.按会序册确定的位置摆放与会人员的姓名牌(三)就餐安排1.提前督促后勤中心提供就餐菜单交领导审查2.根据会议代表、工作人员、民族习惯合理划分就餐座位安排(四)召开会议工作人员协调会，明确分工1.安排与会人员报到2.提前到会场组织与会代表就座，维护会场秩序3.安排与会人员就餐，并随时掌握会议进度，做好与会代表用餐准备4.做好文艺晚会等各种娱乐活动组织5.根据会议需要，安排有关领导同志看望与会代表6.提前征询与会代表意见，预订返程车票或作好返程安排。7.按照会议要求，安排与会人员留影记念8.做好与会代表返程，安排有关领导或工作人员送行三、后勤保障1.与后勤中心联系，提前对房间管道、线路进行检查与维护,做好会议期间水、电的供应2.根据会议要求，做好车型、车种、数量的准备，并确保车辆状态良好3.根据代表的身份和抵达（返程）的日期、地点，安排有关领导或工作人员到车站接（送）车第二篇：会务组织工作的创新我们是这样创新会务组织工作的鲍一高翁国平创新孕育生机，创新促进发展。作为负责福州市政府重要会议办理的处室，我们坚持从服务意识、制度建设、平时积累和细节管理四个方面入手，大力创新会务组织工作，使各项会议、活动的举行周密严谨，运转有序。从抓思想认识入手，优化会议服务意识。长期从事会务工作，容易形成按惯例运作的思维定式，要实现会议组织服务工作创新，就要突破这种思维定式。为此，我们提出实现“两个转变”的工作思路：变被动服务为主动服务；变单向执行为互动增效。就是要求每一名工作人员设身处地换位思考、拾遗补漏、移位补缺，使会议组织更精准、更到位。比如依照惯例每年市政府召开的全体成员会议参加人数众多，在办理会务过程中我们收集到了许多单位的反馈，有的部门认为本单位应该列席却未能列席，有的则反映此类会议与自己关系不大无须参加。对这些信息，我们没有以惯例搪塞，而是在主动与有关单位沟通后，向领导提出调整完善参会人员名单的建议并得到采纳，从而达到了既精简会议人数又提高会议实效的效果。我们还不断强化“万无一失意识”，要求大家把会议组织工作当作一个完整的系统来统筹考虑，从参会人员落实、会议材料、会场布置、会议记录到交通、住宿、餐饮等诸多方面，都确保万无一失。同时还要充分考虑到突发、偶发事件发生的可能性，做好应急预案。事实证明，会前多考虑几个万一，尽管有时显得“多此一举”，但确实能有效保证会议组织工作万无一失。从抓制度建设入手，规范会务职责分工。一场完美会议的组织，离不开各职能部门、相关工作人员的合理分工与密切协作。我们认为，科学有效地区分、规范好各相关处室、相关人员在其中的事权、责任，是最大限度地减少会议组织中的扯皮、随意等状况，确保会议组织工作有序、高效的重要保障。正因为如此，我们一直十分重视会议组织制度的创新。在处室外部制度建设层面，着力推动会务涉及部门、机构的职责划分，形成分工明确、责任落实、运作规范的长效机制。以推动市政府常务会议办会制度建设为例，从市一级层面来讲，政府常务会议一般每周召开一次，每次议题较多，业务范围庞杂，涉及的政府部门、办公厅其他业务处室较多，我们在总结办会经验的基础上，提出了《关于规范市政府常务会议上会议题办理的若干意见》、《关于进一步健全市政府常务会议、市长办会公议会务组织工作的建议》等一系列意见建议，对各部门、办公厅各处室在办会中应承担的职责及工作标准提出合理化建议，上报市政府办公厅研究同意后上升为办会制度，有效地减少了工作中的扯皮，保证了会议组织工作有条不紊地展开。在处室内部制度建设层面，则重点推行流程化管理，把整个办会过程分解形成一个流程图，明确办会顺序及细化每个环节工作要求，落实每个办会人员的责任，以确保整个办会流程环环紧扣，件件任务都得到落实，同时保证处室在个别经办人员缺位的情况下，其他人介入后能照常运转。从抓平时积累入手，提高会务组织效率。会议组织程序繁多、任务琐碎、时间限定。要在有限的时间内高效、优质地完成各项任务，离不开平时充分的准备，体现的是“功夫在诗外”。我们把功夫花在平时，注意日常点点滴滴的改进，寓提高办会效率于日常的积累中。比如会议座签是每场会议必用之物，我们一改过去每场会前忙着找座签，会后随意放的状况，备齐所经办各类会议所用的座签，进行分类保管，并确定专人进行管理。又比如，我们将平时承办的市政府常务会