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会计档案管理办法

第一篇：会计档案管理办法会计档案管理办法1.0目的：为了加强会计档案管理，更好地为公司经营管理服务，制订本办法。2.0适用范围：会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等。3.0职责：3.1财务经理：负责制定会计档案的各项管理办法，对会计档案管理工作进行指导、监督和检查。3.2会计档案管理员：负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。3.3秘书处：负责对财务部会计档案工作的指导、监督和检查。4.0定义：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：4.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。4.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。4.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、会计科目明细表，会计审计报告、其他财务报告。4.4税务报告类：月度、季度、年度纳税申报表、税务文件。4.5财务预算报告类：月度、季度、年度财务预算报告，包括预算编制报告、预算差异分析报告、附表、附注及文字说明，其他财务预算报告。4.6其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，业务报告审批单，经济合同，请示报告书，各类会计档案清册。4.7电子文件类：记载会计档案的光盘、磁盘、磁带等。4.0工作程序：4.1会计档案管理员：由财务部指定专人负责，出纳人员不得兼管会计档案。4.2会计档案的立卷、归档：4.2.1财务部档案管理员对每年形成的会计档案，负责整理立卷、编号并装订成册，注明名称、卷号、册数、起止年度。4.2.2财务部档案管理员对会计档案立卷后，应按照4.0所述类别分别归档保管。4.2.3已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。确需拆封重新整理的，经财务经理批准后，方可拆封整理。4.3会计档案的保管：4.3.1公司当年形成的会计档案，由财务部负责保管。4.3.2会计档案应存放于有一定防盗和防火功能的档案柜中，不得随意堆放，档案柜钥匙由专职人员保管，备用钥匙由财务经理保管。4.3.3以电子媒介形式存储的会计档案资料，应当根据公司计算机安全管理程序的有关规定进行备份管理并储存在安全的场所。4.3.4会计档案的保管期限，分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。保管期限从会计年度终了后的第一天开始。4.3.5会计档案管理人员如发现会计档案被人非法销毁、丢失、隐匿、涂改、复印、长期借阅不还等情况，应立即报告财务经理和主管经理进行调查。对违纪者，按公司奖惩规定予以处罚。4.4会计档案的借阅：4.4.1会计档案管理人员应当建立查阅登记簿，全面登记会计档案的查阅情况。4.4.2公司内部非财务人员因业务需要查阅会计档案，事先应当经过财务经理的批准，并按规定办理查阅登记手续。4.4.3公司内部非财务人员因业务需要复印会计档案，事先应当经过财务经理的批准，复印资料必须由财务人员进行，并按规定办理查阅登记手续。非财务人员不得单独接触会计档案。4.4.4政府主管机关或外单位因业务需要查阅会计档案，事先应当经过财务经理、总经理的批准，并按规定办理查阅登记手续。4.4.5借阅者查阅资料时，档案保管员应在现场陪同，借阅者归还时要检查资料是否完整，并办理注销借阅手续。4.4.6会计档案原则上不得借出财务部或档案管理室。确因业务需要，应取得财务经理及总经理批准。借出会计档案时，经办人员双方必须进行全面的数量清点并做好登记记录。4.4.7非控股股东单位需要查阅、调阅公司会计档案时，应取得控股股东单位的同意。4.5会计档案的销毁：4.5.1会计档案保管期满需要销毁时，由档案管理员提出销毁意见，财务部会同秘书处共同鉴定、严格审查，并编制会计档案销毁清册，报总经理、上级主管公司财务部及董事长批准后放可销毁。4.5.2对涉及公司未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始凭证，应单独抽出、另行立卷保管，直至案件结束为止。4.5.3档案销毁前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对，并由财务部和秘书处共同派员监销。4.5.4监销人必须亲临销毁现场，监督档案如数完全销毁。4.5.5会计档案销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告，报送财务经理、上级主管公司财务部，并归入档案备查。5.0相关附件和记录5.1附件1：会计档案移交清册5.2附件2：会计档案保管清册5.3附件3：会计档案销毁清册5.4附件4：会计档案保管期限表5.5附件5：会计档案借阅登记表5.6附件6：会计档案管理流程图6.0参考文件6.1《会计档案管理办法》（财政部（98）财会字第32号）第二篇：