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会议会务承办操作细则

第一篇：会议会务承办操作细则公司会务操作细则一、适用范围本细则适用于公司党委会议、董事长办公会议、总经理办公会议、专题会议的会务承办与操作。二、议题确定1．根据公司《会议管理制度（试行）》规定，凡有需要会议研究的相关事项，各领导、各部室、各分公司均可提出议题。2．议题主办部室事先调查研究和准备，并与相关部室或单位协商意见3．公司综合部文秘人员定期（一般半月一次）发放议题单，征询意见，由各部室根据实际需要填写。提交程序：□主办人员草拟议题及汇报材料→□部室负责人初核→→□其他部室会稿→→□主管领导审核→→□综合部校核→→□主持人审查确定议题是否上会→□主持人确定会议召开时间、地点、参加人员、列席人员、会议准备要求并在议题单上签批二、会议准备1．综合部文秘人员按批准的议题单，拟会议通知单，填写时间、地点、参加人员、列席人员、议题及主要内容2．按照通知单，通知议题主办部室落实汇报人员、准备汇报材料、确定汇报方式3．按照通知单，通知参加会议人员，并提供草案材料复印件4．会议室准备：□服务人员落实，通知开会时间□会议标题或横幅确定、制作、悬挂□会议宣传标语确定、制作、悬挂□会议电源、插座、照明灯调试□空调或暖风准备□音响、话筒准备及调试□投影仪、幕布、激光笔准备、与电脑连接PPT调试完成□会议桌椅准备□桌签准备、按位置摆放□服务人员落实，通知开会时间□茶水、热水、水杯准备□水果准备□湿巾准备5．汇报准备□议题印制、摆放□汇报材料按参加人数复印摆放□展版摆放三、会议召开1．承办人员提前10分进场检查2．参会人员填写签到表，请假人员核实3．汇报人员等候4．会议记录5．录音6．摄影与摄像7．主持人在会议记录上签字四、会后事务1．整理会议纪要，汇报人审核，主持人审定签发（按一周内或定时，董事长办公会、总经理办公会纪要由董事长、总经理签发；专题会议纪要由相关部门整理，由分管领导签发，必要时报总经理签发）2．编号、登记，印发（专题会纪要由主办部室送发）3．汇报材料底稿及会议记录归档。4．录音存盘5．会议简报6．会议展版制作7．会议议定事项督办（会议决定的事项，承办单位、部门必须严格执行，并及时报送执行情况。督查部检查督办）第二篇：会务活动承办协议会务活动承办协议甲方：乙方：甲乙双方根据《中华人民共和国合同法》及相关的法律法规，在平等、自愿原则下经友好协商，就乙方承办/代理甲方“皖粤乡友会2011年迎新春团拜会”相关事宜达成如下协议，甲乙双方共同遵守执行。1、会议名称、时间和地点1.1甲方委托乙方承办“皖粤乡友会2011年迎新春团拜会”。1.2会议时间：2011年1月15日上午9:00——下午15:00。1.3会议地点：广州白云国际会议中心。2、乙方承办/代理的具体事项2.1礼仪及接待2.2基本物资2.3美工设计2.4印制物资2.5活动执行策划与统筹2.6执行总导演2.7会场布置2.8视频资料整理（现场摄像与后期剪辑制作）3、乙方承办/代理项目细节3.1礼仪及接待3.1.1乙方提供满足会议接待要求的礼仪人员和部分工作人员，完成甲方参会人员的签到、席位安排、资料发放、告知参会人员会议注意事项等相关工作。3.1.2礼仪及接待人员的工作时间与甲方的会议时间相对应。3.1.3为甲方参会人员提供交通路线指引方案，停车票统筹及其他相应的接待和指引工作。3.1.4礼仪人员费用须由甲方另行承担，不包含在服务费中，具体价格乙方需与甲方商议确定。3.1.5乙方在会议现场提供工作人员三人，费用包含在服务费中。3.2基本物资基本物资包括布场物资、保证会议正常进行的各种物资（详见物资清单）3.3美工设计美工设计包括以下内容：3.3.1邀请函（请柬），1月9日设计完成3.3.2舞台背景、签到背景，1月12日设计完成3.3.3横幅、易拉宝、主持台kt板，1月12日设计完成3.3.4资料袋，1月10日设计完成3.3.5抽奖券，1月12日设计完成3.3.6不干胶胸贴，1月12日设计完成3.4印制物资需印制的物资包括：邀请函、舞台背景、签到背景、横幅、易拉宝、资料袋、抽奖券、不干胶胸贴等，所有印制物资由乙方负责，甲方须另外支付印制费用，具体价格见物资预算表（1月12日完成）。3.5活动执行策划与统筹3.5.1完成前期策划、流程设计、物资清单、工作计划表、人员安排表、基本预算等各项工作3.5.2统筹筹备工作中所有小组工作进度，保证会议正常举行3.6执行总导演乙方提供执行总导演一人，负责指挥和统筹现场所有工作主要包括：3.6.1主持统筹，包括主持人确定和主持词起草，手卡制作3.6.2节目统筹3.6.3礼仪统筹3.6.4道具统筹3.6.5登台讲话、抽奖、颁奖等嘉宾统筹3.6.7流程统筹3.6.8各小组人员调度3.7会场布置乙方须于2011年1月14日晚完成所有会场布置