会议室使用管理办法（5篇）.docx

会议室使用管理办法（5篇）

第一篇：会议室使用管理办法会议室使用管理规定根据目前会议室的使用情况，为进一步规范会议室的使用秩序，为各部门同事的工作提供方便，行政部现将会议室使用的相关规定明确如下：一、会议室的使用范围：会议：集团、股份公司视频会议、各部门组织的会议；培训：集团、公司、各部门组织的培训、外部培训；接待：公司客户的接待、政府部门的接待等；活动：各种适合在会议室举办小型活动、庆典、竞赛活动等。二、会议室的借用1、借用申请：公司会议室由行政部统一安排，各部门有需求时，至少提前一天向行政部提出申请，并填写《会议室使用登记表》，注明申请日期、会议主题、会议类型及时间，经部门经理批准同时报行政部经理同意后开始借用。需要使用视频设备或音响、投影设备等的会议必须在会议类型中注明，以便行政部能提前准备。行政部会将会议室的申请张贴于会议室的门上公示，请各位同事注意查看，任何人不得在未提前申请的情况下私自将会议安排议填入《会议室排期表》中。2、借用原则：会议室借用遵循“先全局性会议后部门性会议、先紧急性会议后一般性会议”的基本原则，临时召开的紧急会议要及时向行政部提出/3申请，由行政部根据实际情况协调安排，如遇需求冲突时由行政部进行统一协调安排；会议室借用部门要严格按登记表上填写的时间组织会议，合理控制会议时间，以利于其他场次会议的安排。三、会议室的使用规范：（1）对于集团级视屏会议、公司级会议、接待活动，由行政部全权负责会场的布置及现场的服务、信息部负责设备的调试；公司各类培训、业务会及部门级会议的现场服务由各部门自行安排，行政部根据各部门的申请提供必要的支持；（2）对于部门级会议，会议使用部门提前半小时提醒行政部，需要使用会议设备的要与信息人员进行沟通，提前将设备调试完好；（3）会议期间，会议组织部门要监督与会人员维护室内卫生，并爱护会议室公物和设备设施；（4）未经行政部同意，会议组织部门不得私自将会议室物品及设施带出，不得随意破坏各类设施，如有违者，均照价赔偿；（5）会议期间，遇设备故障问题，会议组织部门不得私自操作，必须报告行政部进行处理；（6）会议结束，会议组织部门要对会议室进行及时清理，将桌椅还原，关闭电器；（7）每次会议结束，行政部对会议室进行检查，具体检查项目包括电器设备是否关闭、桌椅是否还原、设备设施是否完好、卫生是否整洁等；（8）对于设备设施的损坏，行政部将查找原因，确定责任部门与责任人员。第二篇：会议室使用管理办法会议室使用管理办法一、目的为进一步加强研究院会议室的管理，提高使用效率，保障会议室的正常使用状态，特制定本办法。二、会议室的使用范围1.公司领导接待上级领导、重要来宾及主持召开的各种会议。2.公司有关单位和部门接待客户、考察及商务洽谈等对外业务用会议。3.公司有关单位承办的各种重要会议及研究院科技管理部、各研究所召开的会议。4.研究院组织的学术报告会、各种培训及各种适合在会议室举办的小型活动等。三、会议室的使用申请研究院会议室由科技管理部统一安排，原则上各部门有需求时须提前一天向科技管理部提出申请，并填写《研究院会议室使用申请表》，经科技管理部事务组审核登记统一安排使用。需使用视频设备或音响、投影设备时，必须在申请单中注明，以便科技管理部提前准备。二楼、四楼会议室使用须经院长批准。四、会议室使用的原则1.会议室使用遵循“先全局性会议后部门性会议、先紧急性会议后一般性会议”的基本原则，临时召开的紧急会议须及时向科技管理部提出申请，由科技管理部根据实际情况协调安排，如遇需求冲突时由科技管理部进行统一协调安排。2.会议室使用部门要严格按申请单上填写的时间组织会议，合理控制会议时间，以利于其他场次会议的安排。3.原则上星期六、星期天以及节假日不安排使用会议室。五、会议室的使用管理1.会议室由科技管理部负责管理、安排和协调。使用部门要爱护会议室公共财物，保持清洁卫生。2.会议主办单位自己负责会议的各项会务服务工作，并指定专人负责会议室在使用中全过程管理。如需要饮用开水，请与服务人员联系提前准备。3.会议室使用前，会议室服务人员要提前打扫卫生，摆放好桌椅。会议结束后，经办人负责清除会议期间产生垃圾等物品，整理桌椅，切断电源，关好门窗，及时通知服务人员，以便服务人员及时检查会议室的使用情况，清扫卫生、锁门。4.会议室内音响、投影仪的使用，须由会议主办单位指定专人严格按照操作程序操作。四楼会议室须做到先关音响电源再关闭总电源。5.会议室使用时间在1天以上时，期间如中午下班或暂时离开会议室，会议经办人员负责关灯、关门，参会人员带走个人物品或安排专人看管，如发生物品丢失现象由会议室使用单位负责。6.会议室服务人员要严格按科技管理部下达的通知做好会议室服务工作。没有科技管理部的通知，服务人员不得给任何单位和个人开门使用会议