会议筹备工作备忘.docx

会议筹备工作备忘

第一篇：会议筹备工作备忘公务接待工作要点接待工作一般按照举行会议、举办专项活动、进行商务洽谈、考察参观、商务出差等类型安排相应的接待工作内容。一、接待工作的基本内容：行、住、吃、各项活动工作安排，条件允许的也可以适当安排参观当地的名胜古迹、民俗风貌等。二、接待工作的基本要素：1、明确、统计人员确切的人员统计对交通工具、住宿、就餐尤其是对主要活动的安排等整个接待工作方案的制定都是非常重要的一项工作。因为几乎接待工作的整个过程在很大程度上都是围绕人员来作出安排的。统计人员时不但要明确接待对象的人数，还要注意了解掌握性别、年龄、健康状况、职位、到达及离开的时间。同时还要注意明确主办方在各个接待环节中的参与人员。必要的还要考虑是否邀请上级领导等嘉宾参加。2、安排接送的交通工具详细了解到达离开的航班、车次信息，直达还是需要中转，起飞、到达机场或始发站的选择，性价比如何，考虑有否不同职位人员的舱位区别要求，提前预定及临时应急处置。要时刻注意出发地和到达地的雷暴、洪汛等气候情况及有否空管等特殊情况的发生。必要时及时做好应急调整安排。落实机场、车站接送车辆和人员及行驶线路的安排。如自备车不能满足需求，则要联系外借或外租。注意做好团队中推迟到达或提前离开人员的安排。3、安排住宿酒店的选择星级、价格，能否餐宿一处，与接待方和主要活动的安排场所的距离是否便捷等。注意有否按照职位级别安排套房、单人房、双人标准房不同的房型，除夫妻关系等特殊因素注意性别千万不能混搭。酒店要及时做好预约和尽量在客人到达前办理好入住手续，使客人一到酒店即可拿卡入住。4、安排就餐就餐地点的选择要考虑兼顾风味特色、性价比、美誉度、与主活动场地的交通、停车便捷。确定就餐人数，男女、老少比例，主客比例。一般情况下10人左右一桌就餐为通行安排。超过12人就餐,尤其是要安排15-20人之间同一桌就餐的，一般要事先联系好酒店包厢。了解客方的地区饮食口味，民族饮食习惯，如回民信奉伊斯兰教禁忌食用猪肉等。座位安排除特别的领导和长辈外，一般情况下由招待方出席宴请的最高领导或长辈落座主位。主位一般都是正对宴会厅正门的位子。主位的右手位为主宾位，主位的左手位为副客宾位，主宾位的右手位为副主位，副客宾位的左手位为第二副主位，其他位子安排以此类推。主宾及其他客宾的顺序安排一般按照职位高低或年长辈分来确定。不了解客方人员情况时可以事先交由客方有关负责人员来确定。掌握就餐标准一般综合客人规格、酒店档次、领导意见来掌握就餐标准范围。菜肴数量一般情况下，冷菜数量为就餐人数的二分之一。热菜数量为就餐人数加1-2个。以10人一桌为例，冷菜一般安排5个左右，荤素各半。热菜一般安排12个左右。荤素及烹饪方法的搭配及比例和当地特色菜肴的安排菜肴的荤素比例要协调安排，尤其是在宁波安排10人以上的宴请，荤菜中海鱼、螃蟹、虾、螺类基本可以每样安排一个。肉类至少一个，其他蔬菜5-6个。同一桌的菜肴一般情况下不要重叠，尤其是水产品。除客人在十几个人时鱼类可以安排2-3种，如黄鱼、石斑鱼、带鱼、鲨鱼等，其他一般不能出现蟹、虾、螺类重叠。一桌菜肴中，还要注意清蒸、清炒、红烧、盐水、腌卤、炸烩、煲汤、羹汤等烹饪方法的搭配。一桌中如有来自不同区域的，要兼顾不同口味的搭配。酒水、饮料、烟品、主食的安排红酒要及早醒十几分钟，鲜榨饮料也要提早安排。招待贵宾必要时预先安排好菜单呈领导过目点头。5、制定活动工作方案在得到有关需要安排接待工作的信息后，或及时向领导请示汇报，或根据不同活动先草拟接待及工作方案后向领导请示汇报。拟定活动及接待工作方案的要点时间节点活动项目名称相应工作安排具体内容各项工作的负责人及经办人完成时间要求场地的大小、形状要求，会议桌的摆放形式，空调温度控制水果及饮用水一般公务场合食用的招待水果可以考虑三方面的因素。一是尽量考虑本地特产；二是时令性；以上两点如杨梅、水蜜桃之类。三是食用方便，食用后最好不用洗嘴、洗手。首先是水果本身，如香蕉、橘子、车厘子、葡萄之类。其次是像西瓜之类要预先加工切分好。三、不同类型接待工作的重要节点：会议筹备工作要点工作项目落实时间经办人一、确定会议1、会议名称：2、确定时间：3、落实地点：4、确定参会对象人员：5、确定会议主要议程、主持人及各位领导的文件宣讲内容6、确定邀请参会人员二、文字材料1、制发会议通知2、有关讲话报告材料3、会议议程表4、会议主持词三、奖品制备1、奖状、奖牌制作2、证书3、奖金确定领发四、人员统计1、核准参会人数，落实回执工作2、会场人数3、主桌人数4、就餐人数五、会场布置1、会议横幅2、主席台领导座次及姓名牌、鲜花、话筒、证书放置领导的文件及奖牌、3、各单位、部门人员座位区域分布安排4、花木、红灯笼、中国结等点缀品5、参会领导入场前休息场地及果品的落实六