会议进行（合集五篇）.docx

会议进行（合集五篇）

第一篇：会议进行会议进行一、会议报到和引导1．迎接规格迎接规格主要是指接待派出的迎接人员的级别。重要的迎接，还要考虑组织欢迎队伍。迎接规格的主要依据：（1）来访者的身份、地位对方身份、地位高，主方迎接人员的身份、地位也相应要高，但不一定要求对等。国内基层单位相互之间的一般来访接待，可委派秘书人员到机场、车站迎接客人，身份、地位相当的领导人可在本单位迎接。（2）对方的来访意图和双方的关系秘书人员在确定迎接规格前都应该依据对方来访意图是什么、跟本单位又是什么关系来做好安排。2．迎接准备迎接的准备工作主要有以下几方面：（1）了解来访者抵达的时间秘书人员在迎接前应了解来访者抵达的具体时间以及所乘的交通工具，以便通知迎接人员提前到达迎接现场。（2）掌握内部接待人员的情况要及时掌握迎接人员名单和身份、职务，以便准确向来访者介绍。（3）准备迎接时的有关工具迎接个别重要来访者的时候，事先要准备好有关物品和工具，以免出现不必要的差错。如接站牌、鲜花、便携式扩音机、摄像机、照相机以及交通工具。（4）做好现场布置若是迎接重要的来访者，秘书人员事先要布置安全保卫工作，并与新闻单位联系，准备采访和发布新闻消息。3．迎接客人到达时，迎接人员应迎上前去自我介绍，并主动同客人握手以示欢迎。（1）介绍如果双方是初次见面，可由秘书或翻译人员进行介绍。通常先向主宾介绍主方人员中身份最高者，然后再介绍主宾。主客双方身份最高者相互介绍后，再按先主后宾的原则，依次介绍双方其他人员。这种介绍有时也可以由主方身份最高者出面。一般应注意以下几点：◆清楚准确。即被介绍人的姓名、职务、职称、学衔要介绍得十分准确、清楚；◆顺序得体。即要按职务和身份的高低顺序进行介绍；◆礼貌大方。即介绍每一个人时要有礼貌地用手示意，不能用手指指点点。（2）握手握手是国际、国内常见的礼节。主人主动、热情地握手会增加亲切感。（3）献花对重要的来宾可安排献花。献花一般安排在主客双方见面、介绍、握手之后。献花必须注意以下几点：◆所献之花必须是鲜花，不能用绢花、纸花、塑料花。花束要整齐、鲜艳。◆尊重对方的风俗习惯。花的品种和颜色应根据不同的对象来选择，一般忌用菊花、杜鹃花、石竹花以及以黄色为主的花。菊花在法国、意大利等一些国家是用于丧事的，黄色的花在许多国家和民族被视为不吉利而受到厌恶。◆献花者应是少年儿童或女青年。如主宾夫妇同时来访，由女少年向男主宾献花，男少年向主宾夫人献花。（4）陪车陪车即陪同客人乘车前往住处或举行欢迎仪式的现场。陪车时要注意以下几点：◆注意乘车的座位次序，如小轿车的座次通常为“右为上、左为下；后为上、前为下”，即小轿车的后排右位为上坐，安排座客人；后排左位为次座，安排坐主人。◆翻译或秘书坐在司机旁的座位。如果是三排坐轿车，中间的座位座次居中。秘书受领导委托单独陪车时，坐在客人的左侧。◆上车时，秘书应打开右侧车门，请客人从右门上车，自己从左侧门上车，避免从客人座前穿过。遇到客人上车后坐到了左侧，则不必请客人挪动座位。但如果是重要的外宾，车前挂有双方国旗时，则应严格做到主左客右。二、会议记录（一）会议记录的概念会议记录，是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体内容。在日常工作中，会议记录应逢会必记，并妥善保存，以备查考。它也是会后研究工作、总结经验或编写会议纪要的重要依据。会议记录一般不上报，不下发。会议记录是会议情况和内容的实录，是会议记录员把会议的基本情况，研究和讨论的问题，会议报告、讲话、发言以及形成的决议和各方面的意见如实地记录下来的书面材料。它的真实性和完整性使其具有重要文献的性质。一般来说，无论是讨论会、座淡会、工作会议等，只要是比较重要的正式会议，都要求做会议记录。它一般不对外公布，是保密性、凭证性和查考性最强的文书材料之会议记录一般有两方面作用：1．素材作用。会议记录是整理会议纪要、讲话、简报的重要素材。同时，会议记录可以作为传达、贯彻会议精神和执行会议决议的依据，还是今后进一步分析、研究、总结工作的重要参考材料。2．查证作用。会议记录是最真实、最详细地记录会议参加者发言内容的材料，它作为重要会务文书存档保留，是日后查考当时会议情况的原始凭证。根据会议重要性的不同，对会议记录有不同的要求。（二）会议记录的特点1．客观原始会议记录是会议实际过程的最客观、最直接的反映。记录者如实记录与会者的发言和现场情况，会后不加整理和归纳。2．完整详尽会议记录要完整地体现会议的有关情况，如名称、时间、地点、参会人员、主持者、记录者等等，尽量详细地记录发言内容和现场情况(如鼓掌、争吵等)。（三）会议记录的种类1．按时间划分按时间分，有例会(定期会议)记录、非例会(非定期会议)记录等。2．按内容划分按内容分，有工作会议记录、现场办公会议记录、座谈会记录、表彰(批评)会