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信件收发管理办法

第一篇：信件收发管理办法信件收发管理办法前言本规定是有限公司管理体系文件之一。本程序由总经理工作部提出并归口。本程序由总经理工作部负责起草。1、目的：规范公司报纸、期刊、信件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保信件安全。2、适用范围：所有来往报纸、期刊、信件（包括快递等）。3、后勤保卫室门卫负责每日报纸、期刊、信件的接收，由总经理工作部统一发放。4、接受与发放程序4.1所有公司来往信件、报纸和期刊，均由门卫负责接收。4.2邮递员送来的信件,门卫要检查有无开封、损坏的函件,如有开封、损坏函件,必须让函件接收部门（或本人）派人查收。函件接收部门（或本人）不派人或不收函件按信件退回处理。4.3节假日及下班后的损坏函件，门卫负责与函件接收部门负责人联系，部门指派人员来公司查收，部门不派人或不收的函件按退回处理。4.4需到邮局领取的函件，由部门负责到邮局领取，后勤保卫室协助、配合。4.5总经理工作部收到报纸、期刊和信件后，先分类登记（来函来信记录表）后分发，属于公务信函/物件的，必须由函件接受部门或人员签收；属私人信函/物件的，直接分发到接受人（财务部另有约定统一接收，按约定执行。函件本人不在的由部门人员代收）。公务信函/物件的范围包括：以公司董事长、总经理、某部门等为收信人的；发函人为单位的，收信人为公司名称加收信人名字的；其他需要由领导处理或向领导汇报的应及时汇报请示。4.6报纸保存期限为一个月，具有重大保存价值的送交档案室存档。一个月后及时清理，保持整洁。4.7非信件接受人来领取信函/物件时总经理工作部应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实，并做好记录。5、收到信件、报刊后须及时分发，不得积压，不得造成信件延误或遗失。6、本办法自公布日起实行，之前规定若与本办法冲突，则适用本办法；本办法未涉及之处遵从公司相关规定。第二篇：公司信件、快递收发管理办法公司信件、快递收发管理办法为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本办法。一、适用范围本流程中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。二、流程具体：I、收件管理：（1）公司快递收取形式（林远峰负责）：林远峰负责收取快递时间为周一到周日上班时间；如遇下班时间，保卫人员需代替收取保管货物和底单。并在下个上班时间告知林远峰。（2）快递由林远峰统一接收（林远峰不在时由行政部经理代接收），同时林远峰检查信件、快递包装是否完好无损，核对收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回。（3）林远峰确认签收后，将收到的信件、快递、挂号信函等在《信件、快递收件登记表》和《挂号信收取登记表》上进行登记并通知收件人取件（收件人需填写收件物品名称详细）。若收件人当时不在公司，林远峰需电话通知收件人，以免耽误公务。（4）遇到付费快递，林远峰应联系收件人亲自付费签收，若其本人不在，可电话联系本人由其指定代收人签收。林远峰应保留好单据，并计入公司快递费用。林远峰不负责垫付任何到付费用。（5）林远峰应妥善保留好相关记录。II、发件管理（1）公司发件时间：快递发放时间为周一至周日每日9：00~17：00之间。如遇特殊情况发件的在17：00前告知林远峰并登记，物品由林远峰保管并发递。（2）发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠），交到一楼后详细填写快递单并电话通知快递公司取件并把单号告知收货人，由收货人自行跟踪。（4）林远峰要妥善保留好相关单据，以便月底和快递公司核对清算运费。林远峰负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字确认后，由财务部支付。三、快递费用的支付标准。（1）、同一地点，同一客户每天只允许支付一单快递费（纤检局由闫经理负责，染厂由林真真负责，客户由业务员负责）超出部分不予报销，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核。（2）公司货车到达的目的地不支付快递费，由我司货车司机自行携带转呈，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核。（3）、中纺、翎艺、石狮布行及我司其他供应商一律不支付快递费，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核。(4)、我司面料及辅料原则上不允许用快递托运，客户同意支付快递费的除外，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核（林远峰特别监督）。（5）、我司往来单位由业务和采购还有办公室人员与相关人员进行协商，本着谁寄出谁支付的原则进行，由合作双方各付一部分快递费用。（6）、染厂的快递费用与对方协商后另行公布。（7）、个人物件快递费用及后果由其发货