公司办公会议管理制度 （2）.docx

公司办公会议管理制度（2）

公司办公会议管理制度第1章会议管理制度第1条为了规范公司的会议管理工作，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本制度。第2条本制度适用于公司召开的各种会议。第2章会议组织第3条公司级会议指公司员工大会、全公司技术人员及各种代表大会，应由总经理批准，由各相关部门负责组织召开，公司领导参加。第4条专业会议指公司性的技术、业务综合会，由公司分管领导批准，主管业务部门负责组织。第5条各部门、支部、车间召开的工作会议由各部门、支部、车间领导决定召开并负责组织。第6条班组会由各班组长决定并主持召开。第7条上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等)，一律由公司负责安排，相关部门协作做好会务工作。第3章会议管理第8条会议准备。1、明确参加人员。(1)对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人。(2)对会议中心议题有专门知识和经验的人。(3)与会后行动直接相关人。(4)有能力或权力参与会议决议讨论者。(5)议论问题的会议人数一般不要超过20人。(6)无关人员不参加。2，选择开会地点。(1)选择与会人员相对较近的地点召开会议。(2)会场内外整洁卫生、环境安静、通风良好、室温适宜。(3)座位空间适宜。(4)便于车辆进出、疏散与停放。3.安排会议时间。(1)会前调查，时间安排上能保证与会人员精力集中。(2)满足与会最关键人员的最佳开会时间，(3)力求开短会，但又能确保效果最好。(4)把握开会时机。时间性强的要提早开，留给与会者执行落实会议的时间;需要大家充分酝酿和研讨的，要事先发放讨论内容及主题，应留足够时间让大家准备。4、会议议程安排。议程由主办单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。(1)重点、重要议题安排在会议前一时间段。(2)明确或控制会议中各议题的时长以防失控。(3)控制议题数量，保证议而有决。(4)保证与会者有备而来。(5)注意引导、归纳、提升会议议题。(6)需印发的资料应提早发下去，让与会人员到会时已十分明确会议内容。(7)连续2~3小时以上的会议应安排中间10分钟的休息时间。5，会场布置。会场布置包括会场空间安排、座位安排、条幅标语安排、音响、投影、照明、通风等，(1)会场空间安排应便于人员进出。(2)座位安排要保证与会人员能听清、看清，便于相互交流、记录与阅读。(3)会议必需的设备应有质量保证，并事前检查演示过。(4)会场一般应设“禁止抽烟”、“请勿大声喧哗”等警示牌。6、会议通知。(1)通知的拟定和要素包括参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求。(2)通知书写要求文字明白、清楚，力求不发生误解;全面、周到，不要漏项;用电话或其他形式的通知要写出通知底稿，照稿通知。(3)无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。(4)重要会议为保证与会人员精力集中，可采用预先通知及正式通知两步进行。(5)书面通知要注明经办联系人的姓名、电话号码、职务、通知开会的单位并加盖印章，以及需准备发言或提供资料的具体要求。(6)重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。(7)对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见第9条会中管理。1.人员签到。(1)会议组织部门应编制《参会人员签到表》，参加会议人员在预先准备的签到簿上签名以示到会。(2)会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数及未到人员姓名，交大会主持人。2.会场服务。(1)引导入座。工作人员按事前安排的座位引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次不要有差错。(2)分发会议文件、材料。重要文件可发到个人或主要负责人手里，既可事先认领签收，也可会场提前认领签收，(3)内外联系、传递信息。在对大会进行中，妥善处理领导需要办理的事项，如接待外来人员来访、重要日程安排布置、外来记者等接待陪同等事项。(4)维护会场秩序。保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生，(5)处理会中临时事项。承办主要领导或重要与会人员交办的紧急事项(6)其他服务。对会中一般需用物资应有余量准备，以应付个别需求。保持通风、采光和地面干净;时间长的应准备茶水。(7)会议期间需提供食宿的，应委派专人负责办理。3.会议记录。会议记录主要包括会议组织情况、会议名称、时间、地点、出席人员情况、主持人等;重点内容包括会议议题、讨论发言情况、形成的决议、纪要、决定等。(1)应有专用会议记录本。(2)会议记录人员应对本会议内容熟悉，且有较高的笔录能力及归纳分析和总结能力。第10条会后工作。整理会议记录，形成会议文件。1.分析、总结、提升记录，形成会