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公司文书档案管理办法

第一篇：公司文书档案管理办法文书档案管理办法第一章总则第一条为了加强公司文书档案管理，做好公司文书的立卷工作，保证文书档案的完整与安全，根据有关规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条本办法规定了文书档案的归档范围、管理使用要求、保存时间。第三条本办法适用于公司文书档案的管理及使用工作。第四条文书档案是指公司在建设、营运管理、投资、开发、经营等活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种文件材料。文书档案是公司各项活动的真实记录，是公司的宝贵财富，必须实行集中统一办理。确保其完整、系统、准确的提供利用。第二章文书档案归档管理第五条公司实行文书立卷制度，各部门应指定1人专管本部门的文书立卷工作，人员要相对稳定。第六条档案室集中统一管理公司全部档案，承办人员处理完毕的文件必须及时交本部门立卷人员集中立卷。档案于第二年四月份前按规定整理，由部门负责人审定后，向档案室交。第七条凡是本公司在公务活动中形成的、办理完毕的，具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录，公司编印的出版物原稿的印本以及各种图表、簿册、照片等文件材料，均须收集齐全立卷归档。第八条外单位送来有查考价值的，需要办理的各种重要资料，亦须立卷归档。第九条凡需归档的文件材料，按下列分工进行立卷：（一）各部门发文和必须进行归档的文件资料，由相应部门收集整理立卷，交档案室按档案管理要求按编号归档。（二）由本公司主办联合发文，以及与外单位联合召开的会议文件，仍由承办部门连同其它文件一起立卷。第三章文书档案的归档范围第十一条上级机关的文件材料（一）上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；（二）上级机关颁发要求执行的法规性文件；（三）代上级机关草拟并被采用文件的最后草稿和附件。第十二条本公司制发的文件材料（一）公司在建设、营运管理、投资、开发、经营和其他管理活动中形成的规定、决定、决议、报告、请示、批复、各种会议的重要文件、工作计划、总结、公司成立、合并、更改名称、章程、工作职责、启用印章、人员编制、人事任免、调配、培训、职称评定；聘任以及职工调资定级、奖励、退休、离休、复员转业、死亡、抚恤等文件材料；规章制度、总经理办公会的会议记录、会议纪要，上级主管部门的重要指示、计划、批复等。（二）公司党组织在各项活动中形成的或贯彻上级党组织的重要批示、决议、决定、党代会有关文件、党委会议记录、纪要、工作计划、总结、党员、干部、职工名册、干部年报表、党内年报表，党务工作文件、材料以及纪检工作中形成的文件、材料。（三）公司工会、共青团在工作中形成的工作报告、计划、总结、请示、批复、会议文件、记录、纪要、重要的统计材料、年报表、团代会和表彰大会有关文件、材料、照片、团员名册等。（四）公司办理干部、职工转移工资、行政、党务的介绍信及存根、交换财产、物资等的凭证、清册。（五）公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。（六）公司编制的简报、书刊的定稿与样本。（七）公司各部门签定的各种合同、协议书及合资合作项目活动中形成的文件材料。（八）公司征用土地、基建施工、竣工决算、购置大中型设备、科研项目等的文件图纸材料。（九）地形图及电子文档。第四章文书档案立卷的基本要求第十二条归档的各种文件材料，必须完整、系统、规范、符合其形成的自然规律、合理组卷，使案卷正确反映公司活动的基本情况，并便于保管使用。第十三条除与本公司有密切关系的(如请示与批复、报告与批复)上下级文件不能分开立卷，其余应分开立卷。第十四条永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。第十五条跨年度的立卷应放在结案的一年，计划、总结、报表、预决算等文件应放在所针对的一年。第十六条每卷不超过100页，过超应分别立卷，案卷标题应50字以内。第十七条下列文件不需归档（一）重份文件。（二）未经签发的文电草稿，一般性文件的修改稿，铅印多次的校对稿。（三）无查考价值的事务性、临时性文件。（四）同级机关送来与公司业务无关的文件材料。（五）其它单位抄送公司作为通报情况性质并没有保留价值的文件材料及资料。第五章文书档案案卷质量标准第十八条文书档案组卷要求（一）遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于管理和利用。（二）归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数应齐全完善。（三）每份文件的正件与附件、印件与底稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一份文件应立在一起，不得分开，文电应合一立卷。第十九条文书档案案卷排列要求（一）卷内文件材料密不可分的应排在一起，批复在前、请示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。（二）卷内文件材料应按顺序排列，依次编页号、件号、装订的案卷，应统一在有文字的每页材料的右上角，填写页号，不装订的案卷，应在卷内每份文材料的右上角加盖档案号章，