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公司行文及文件资料管理的规定

第一篇：公司行文及文件资料管理的规定公司行文及文件资料管理的规定第一章行文的分类第一条上行文：指向上级单位的请示、报告，以“xx文”的文号行文。第二条平行文：指平级单位或不相隶属单位之间的商函，以“xx函”的文号行文。第三条下行文：指下发各部室及所属公司的文件，以“xx发”的文号行文。第二章公文格式第四条设置文件版式。设置公文版心距公文用纸上下左右的距离：1．首页红头纸：上6.2厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。2．公文用纸天头(上白边):上3.7厘米；下3.5厘米；左2.8厘米；右2.6厘米。3.公文一般每页排22行，每行排28个字。第五条发文字号、签发人姓名以及会议纪要的期数、制文部门名称、成文日期设置（红色反线上的部分公文要素）。1．上行文（请示、报告）：发文字号、签发人姓名平行排列，发文字号用3号仿宋体字，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“„‟”括入，序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名（签发人姓名是两个字的，一般两个字中间空1个字）。2．平行文、下行文（函、通知、通报、决定、意见等）：发文字号居中排布，不署签发人姓名。3．会议纪要：“第×期”用3号黑体，居中排布；制文部门名称、成文日期（会议召开日期）平行排列，用3号楷体字，制文部门名称居左空1字，成文日期居右空1字。第六条公文标题设置。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，行距设置值为34磅）。第七条主送机关设置。标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。第八条公文正文设置。主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格，用3号仿宋体字标识。数字、年份不能回行。第九条附件设置。在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。1．与公文正文一起装订的附件，在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。2．与公文正文不一起装订的附件，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。第十条成文日期设置右空4个字，中文简体大写，如“二〇〇×年×月×日”）。第十一条附注设置（“请示”类的公文的联系人姓名及电话）居成文日期左下方，用3号仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。第十二条主题词和词目设置主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。第十三条抄报（送）机关设置在主题词下l行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄报（送）”，后标全角冒号抄报（送）机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄报（送）机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。第十四条印发机关和印发日期设置位于抄报（送）机关之下(无抄报（送）机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。第十五条页码设置用4号半角白体阿拉伯数码标识，左右插入4号仿宋体的带“－－”格式的一条一字线。单页码居右空l字，双页码居左空1字。第十六条表格设置1．公文如需附表，对横排A4型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。2．公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三（封底的里面一页）、封四（封底）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。第十七条特定格式公文设置信函式格式，首页不显示页码。会议纪要格式，不加盖印章。第三章行文的流程及要求第十八条内部文件：1.各部室起草的公文，将发文稿纸上的各项填写齐全经部门经理签字后，送交主管经理审批；领导审批同意后，到办公室申请文号并正式行文；2.各部室将打印好的正式公文到办公室盖章并登记，同时留一份附有发文稿纸或合同协议审批单的正式文档原件存档；第十九条上级机关及外来文件：任何部室及个人必须将收到的外单位来文或外出开会带回的文件先交档案员登记、编号后再由办公室统一传阅、转发。行政文件统一由办公室负责登记、传阅、转发；党务文件由党办负责登记、传阅及转发。其他部室不得对外发文。第二十条如有部室将未挂档案室编号的文件交领导批示时，总经理秘书有权将文件退回承办部室，要求文件登记、编号。第二十一条加盖公司印章的文档，印章管理人应留存一份附有发文稿纸或合同协议审批的正式文档原件，并按规定定期向档案室定期移交。第二十二条公司行文