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公司文件档案管理制度

第一篇：公司文件档案管理制度公司档案管理制度总则为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。一、适用范围1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等3、公司的请示与上级批复文件4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司营业执照、税务登记证等重要文件二．档案保管1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。三．档案借阅1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。4．归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。四．档案销毁经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。五．档案保密1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。2、不得传播、议论有关机密问题。3、档案资料不准带到公共场所。第二篇：公司文件档案管理制度公司文件档案管理制度在现在社会，很多地方都会使用到制度，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，下面是小编帮大家整理的公司文件档案管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。公司文件档案管理制度1为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。一、适用范围1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等3、公司的请示与上级批复文件4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料6、公司制定的章程、制度等文件材料7、公司营业执照、税务登记证等重要文件二、档案保管1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。三、档案借阅1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。四、档案销毁经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。五、档案保密1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。2、不得传播、议论有关机密问题。3、档案资料不准带到公共场所。公司文件档案管理制度2一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政人事部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档