公司档案管理办法5篇.docx

公司档案管理办法5篇

第一篇：公司档案管理办法***高速公路公司档案管理办法为进一步做好***高速公路公司的档案管理工作，更好的为***高速公路项目建设和管理服务，并确保本项目形成的文件材料收集完整、有效，管理科学、规范，根据《中华人民共和国档案法》，以及结合《国家行政机关公文处理办法》和***高速公路公司实际情况，并借鉴其它项目经验，关于黄***公司的档案管理提出以下建议：一、设立专门的档案管理部门并配备专（兼）职档案管理人员公司设立专门的档案办公室和保管库房，配备专、兼职档案管理人员，并保持人员的相对稳定.档案办、档案库房与文书部门一起，纳入到综合部统一管理.即综合部作为公司文件收发的唯一窗口，全面负责公司所有文件的签收、发送、登记、归档及其它文书工作，并确保文件的收集完整，及时归档.二、各专、兼职档案管理人员工作职责建议公司综合部配备一名专职档案管理人员，各部门或科室配备一名兼职档案管理人员.其中综合部兼职档案管理人员由办公室专职文书人员担任.（一）各部门兼职档案人员工作职责1、贯彻执行有关档案工作的法律法规，规章制度.2、及时收集本部门形成的各类型档案.根据档案内容及其特点及时按规定收集档案.3、负责本部门文书文件收文的签发、登记、分发、归档和发文的校对、盖印、登记、发送、归档等工作.对收文中属于本部门承办的并要求办理复文的;以及发文中“请批性”文件并要求上级部门或单位办理复文的，或下发给下级单位且要求办理反馈报告的，档案人员应配合相关人员跟踪催办，并及时将复文或反馈报告对应归档.4、将本部门形成的资料分为“归档”和“不归档”两类档案分开保管.①“归档“资料指本部门形成档案的正本原件且需移交公司档案室统一归档的资料，如：工程部收集的设计、招投标、工程技术管理文件，及由工程部签发的工程技术联系单，转发设计院的技术联系单和其它由工程部自己职能范围内形成的文件等;合同部收集的协议、合同，以及由本部门职能范围内形成的其它文件等。另外，施工、监理单位上报审批的计量、变更、工程数量表，因考虑此部分资料有再利用价值，除正本原件返还给施工单位归档外，合同部也因收集完整的一套并定期移交公司档案室归档。②“不归档”资料指本部门平时需调阅利用备份的文件副本或复印件，以及由综合部分发传阅且综合部档案室已归档的文件等.另外由施工、监理单位上报的且正本已经返还施工、监理单位归档的资料，也属不归档范围，如：施工、监理单位上报的施工组织设计、监理实施细则、施工月报、开工报告及工程监理报告等，相关部门只作为平时查阅利用，不纳入到移交公司档案室归档范围。5、及时做好本部门档案的移交、登记、借阅、归还等记录工作，杜绝出现“帐外”档案.妥善、安全保管好本部门形成的档案，防止档案丢失、损坏.6、将本部门形成的属于归档范围的档案在每季度定期进行整理、立卷，移交一份正本原件给公司档案室统一保管（招投标文件和征迁资料需移交正本和副本各一份），并办好移交手续.移交归档的档案中本部门以后还需查阅利用的，应及时做好备份复印工作.7、监督、指导本部门各下属单位档案的形成、积累和归档.配合公司档案室做好本项目档案管理工作.（二）公司专职档案管理人员工作职责1、制订和实施本公司有关档案管理工作的各项规章制度，贯彻执行有关档案工作的法律法规.2、根据《浙江省公路工程竣工文件编制办法》的分工要求，明确公司、指挥部各职能部门形成档案的收集和移交归档范围.及时接收公司各职能部门形成的文件资料，并做好收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用工作.3、负责公司文书文件收文的签发、登记、分发、归档和发文的校对、盖印、登记、发送、归档等工作.对收文中无多份原件的文件，在报相关领导审核、拟办、批办完成后，即将原件归入档案室保管，用复印件分发各相关部门和领导传阅，并配合相关承办部门工作人员跟踪催办，将承办结果注办在档案室保存的原件上;如需要办理复文的，及时将复文对应归档.对本公司的发文，在签发、校对、盖印完成后，即及时登记并将一份原件归入档案室保管.其中发文中报上级部门的“请批性”文件且要求上级部门办理批文的，或下发给下级单位且要求办理反馈回复的，公司档案人员还应配合相关人员跟踪催办，并及时将复文或反馈报告对应归档.4、及时做好公司档案库房的档案移交、登记、借阅、归还等记录工作，制作详细的档案台帐，杜绝出现“帐外”档案.5、对各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。6、对本职范围内超出保管期限的档案和需要销毁的档案提出鉴定申请、参加鉴定工作。7、对接收来的档案进行分类、整理、编目、排列，便于查找。8、编制必要的档案检索工具和参考资料，为开展档案的利用工作创造条件。9、积极开展档案利用工作，主动向领导和各处室提供有关档案资料，收集档案利用效果。10、做好档案库房的管理工作，落