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公司视频会议管理办法

第一篇：公司视频会议管理办法公司视频会议管理办法1范围本办法规定了视频会议准备管理、视频会议会场管理、视频会议系统故障管理、会议室设施管理的基本要求。本办法适用于公司所属单位。2管理职责2.1行政办公室负责公司视频会议系统的运行管理。2.2生产技术部负责公司视频会议系统的技术支撑与维护管理。2.3开通视频会议的主办单位必须确定专人负责其单位的视频会议系统，并将其名单上报行政办公室备案管理。3管理流程3.1视频会议的召开本着精简、高效、注重效果的原则进行。3.2视频会议准备管理3.2.1视频会议应由使用部门按照公司会议安排要求，提前向行政办公室申报使用视频会议系统，同时注明使用的时间、人数、参加单位、主会场、需用设备、是否需要双流等。3.2.2与会单位务必配合生产技术部提前做好各类设备调试准备工作，保证会议所需的网络设备及网络传输运行正常，并确保会议正常召开。3.3视频会议会场管理3.3.1所有与会人员均应将随身通讯工具置于关机或静音状态，不得在镜头前走动，不得随意离开会场。3.3.2作为分会场，在召开会议期间不需要发言时，将麦克风置于静音状态。在主会场呼叫时应迅速回应，不得与其他分会场互相呼叫。3.4视频会议管理3.4.1会议召开期间，使用单位要安排专人负责其会场摄像头的方位调校，及时将画面转播镜头对准发言人，各分会场参会人员尽量坐到摄像头范围之内。3.5视频会议系统故障管理3.5.1会议召开期间，会议主办单位、生产技术部、各分会场单位须确定有专人值机。3.5.2在视频会议期间如发生系统故障，由值机人员迅速排除，禁止其他人员擅自拆卸和维修视频会议系统设备。3.6会议室设施管理3.6.1使用部门使用会议室时，其设施不得随意搬动或挪作它用，参会人员应爱护会议室的公共设备。3.6.2与会人员若造成会议室设施损坏的，使用部门应及时向行政办公室报告，分析原因，落实赔偿责任。4本制度自下发之日起执行。第二篇：XX公司视频会议管理办法XX公司视频会议管理办法（试行）XX制度〔20XX〕XX号第一章总则第一条为加强XX公司视频会议管理，保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行，确保会议质量和效果，制定本办法。第二条视频会议的方式。主要是利用互联网连接，使用视频会议系统技术而实现的会议方式。第三条视频会议主会场设在项目经理部二楼会议室，分会场为各分部。1.4视频会议管理责任部门为工程部，其主要职责是：1.4.1负责管理和维护视频会议设备；1.4.2负责视频会议的统筹安排；1.4.3负责视频会议前的有关调试准备工作；1.4.4负责视频会议系统的运行日志登记工作，确保视频会议系统的正常运行；1.4.5负责视频会议的记录，整理会议纪要；1.4.6负责督办视频会议决定事项的落实工作；1.4.7负责协调其他视频会议的有关工作。2.视频会议系统的使用2.1视频会议的申请。原则上提前3天由责任管理部门向综合部书面申请，由综合部统一安排。2.2视频会议的内容和时间安排由会议主办部门统一安排。2.3参加视频会议人员由会议主办部门或单位确定和通知。2.4严格会议纪律，执行会议前后点名制度。由会议主持人向各分会场点名，确保参会人员到会。各分会场设立会议签到簿，所属各分部综合部负责，并指定专门负责人进行管理。2.5参加会议的人员，应排坐整齐，保持会场安静，将手机调至静音或振动，不得无故随意走动，影响会议视频效果。3.视频会议系统的日常管理3.1视频会议是项目经理部一种重要的生产和管理方式，是解决问题的会议。3.2每日交班视频会议为固定会议时间，不再另行通知。其他会议综合部每次会前通过OA的方式发布视频会议通知，并做好主会场的视频会议设备的调试工作，确保视频会议正常召开。3.3各单位综合部负责人为所在地区各分会场总召集人，各分会场所在地单位负责人为各分会场视频会议召集人。各单位综合部要指定专人负责所在地的视频会议相关设备的管理和保养。3.4视频会议有关决定事项由综合部收集反馈落实情况，并及时向项目经理报告。3.5重要视频会议可根据项目领导要求，由信息管理中心进行会议录制，作为重要会议的电子档案保存或传达。3.6参加视频会议的人员原则上按属地原则在分会场参加，因出差等特殊原因外出的，可以向会议主持人申请得到同意后，到当地的视频会议分会场参加视频会议。3.7各视频会议分会场，必须准备备用网线。当备用网线也损坏时，可使用软件视频会议系统参加会议。当出现停电或网络故障无法排除时，应及时向综合事务部信息管理中心报告。3.8会场的视频会议系统出现故障时，应尽快修复，如遇网络问题则由各分会场视频会议召集人向当地电信部门报修；若是视频会议系统设备硬件故障则报信息管理中心进行维护和修复。4.附则本办法在试行过程中不断修改完善，本办法由综合部负责解释。第三篇：公司视频