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公文格式

第一篇：公文格式公文格式公文是机关文字工作的主体和所涉及的主要工作形式。就像写文章必须会写字一样，要出色地完成文字工作，必需熟悉公文的概念、公文分类、格式规范等等基本知识，并且能熟练地掌握使用。也就是说，了解公文的规则是一个基础问题。所有公文，都一定的格式规范要求。公文格式是指公文中各个组成部分的构成方式，是公文制发的规矩和表现形式，是公文的规范。公文之所以要确定规范，它是党政机关所具权威性和严肃性的要求，是提高机关办事效率的必然需要，也是实现办公自动化和现代化的客观需求。因而，任何一名机关工作人员都必须了解公文格式的基本概念和特征。一、公文概念公文的概念从国家法律性文件上并没有给予一个严格完整、权威的定义，多数是学者研究给予的概念。《国家行政机关公文处理办法》对国家行政机关公文的表述为：“国家行政机关公文，是传达党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具”。这种表述仅仅是从公文功能角度出发说明了公文的作用，并非真正的概念。关于公文概念，有许多专家学者曾下过不少定义。《中国公文学》对公文的定义：“公文是按一定程式表达社会政治集团意志的文书”。这种定义明确了公文是由三个条件形成的。第一是文书，第二是表达社会政治意志，第三是按一定程式。这种说法比较严肃和抽像。《秘书工作实用手册》（武汉大学编）对公文的定义：“公文，即公务文书，是指党政机关、团体、企事业单位用以传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种特定格式的文字材料”。这种表述从公务文书的用途来讲的，虽然讲得比较具体，但把公文的真正能起到的作用又给限定住了，原想讲得细一些，但漏掉的东西又很多。辽宁人民出版社的《公文写作》对公文的定义：“公文是公务文书的简称，它是各类机关、单位处理公务活动时形成和使用的书面材料。”这种对公文的定义比较简便。在王桂森篇写的《现代公文格式》中，给公文一个最简便的定义：“公文就是公务文书”，或者“公文就是一切公务活动中使用和形成的文字材料”，或者说“公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料”。《公务员实用写作》对公文的定义：“公文即公务文书，是党政机关、人民团体和企事业单位处理公务时使用的书面材料。”从以上定义中我们可以看出一些基本的东西和存在的差异。从概念上讲，公文就是公务文书，是从事公共事务所用的文书。上述的公文定义中的共同点，公文是文字材料（包括表格），是公务使用的。不同点，制发程式表述不一，政治性表述不一，行文主体表述不一。虽然定义有各种，并且对此争论不一，但公文在实际应用中都涉及上述定义的一系列实际问题。二、公文分类公文种类繁多，椐有关统计，各项公文的种类多达几百种。公文的分类有很多种，但是没有统一的规定，都是从不同角度来分类。我们常见的分类方法有以下几种。（一）依据公文法规的确认划分法定公文一般公文（二）按国家有关机关对其规范程度划分规范性公文非规范性公文（三）按使用范围划分通用公文专用公文（四）按机关类别划分党务机关公文行政机关公文司法机关公文军事机关公文企业业单位公文社会团体公文„„（五）按公文的行文方向划分上行公文下行公文平行公文（六）按公文的机密程度划分绝密公文机密公文秘密公文内部材料普通公文（七）按公文的时限要求划分特急公文加急公文平急公文普通公文由此可见，按照公文的不同属性可分为若干类，这些分类方法也从不同侧面反映出公文的特征。三、公文构成公文的构成通常指的是形成公文的各个组成部分。这些部分也是公文规范的各个部位。目前从我国现行的公文组成上看，共有九个基本部分，即标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章、发文时间、主题词、抄送单位。１、标题。标题是公文的眉目，居中置于文件之首，正文上方。标题一般由发文机关名称、事由和公文文种三个部分组成（另外还有些非法定公文还有年度部分等）。除了这种正式的最常见、最完整的标题组成方式外，还有三种情况。一是舍去发文机关名称，由“事由”和“文种”相联而成，如《保守国家机密暂行条例》，其中，“保守国家机密”是事由。“条例”是文种。二是舍去事由，由“发文机关”和“文种”相联，如《中华人民共和国公安部公告》，其中，“中华人民共和国公安部”是发文机关，“公告”是文种。三是只写公文文种。如《布告》、《通告》等，发文机关置于落款处。除发布、批转或转发法规性文件外，公文标题一般不加书名号，也不用其它标点符号。标题应准确、扼要地概括出公文的主要内容，使人一目了然。无论什么公文的标题都不得省略文种，法定公文不得乱用文种、自造文种。２、主送机关。主送机关是行文的主要对象，指行文主体欲将文意告知的主要对象，有时也是要求主办或答复的主要接受机关。主送机关写在正文之前标题下面，左侧顶