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公文管理制度

第一篇：公文管理制度公司文件（公文）管理制度一、总则为加强公司文件（公文）科学化和规范化的管理，特制本规定。二、公司文件管理部门1、公司性质的文件（公文）由行政人事部统一管理。2、上级机关下发的公文，原件由行政人事部保管，除绝密级和注明不准复印的以外，需经行政人事部主任批准，可以复印，复印时应当注明日期、份数和印发范围。3、公司发布公文，必须经总经理批准，由行政人事部统一印发。4、公文办理完毕后，及时整理、归档，个人不得保存应当归档的公文。三、公文的格式1、公文的主要种类：（1）决议：用于经会议讨论通过并要求贯彻执行；（2）决定：用于对重要事项或重大行动做出安排；（3）通知：用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理或共同执行的事项等；（4）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要情况；（5）报告：用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问；（6）请示：用于向上级机关请求指示、批准。（7）批复：用于答复下级的请示事项。（8）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法（9）函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。（10）会议纪要：用于传达会议议定事项和主要精神，记录要求与会人员或部门共同遵守、执行的事项。2、公文的格式（1）公文由份数序号、秘密等级（绝密、机密、秘密）、公司标识、发文字号、签发人、标题、正文、附件、公章、成文时间、主题词、主送部门、抄送部门、印发部门和印发时间等部分组成。（2）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码3号黑体字顶格标识在版心左上角第1行。（3）秘密等级。秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。（4）紧急程度。公文紧急程度分为特急、急件两种，凡需当天或24小时内办结的公文定为特急件，需3天内办结的公文定为急件。紧急程度用3号黑体字顶格标识在公文首页版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，则秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（5）公司标识。公司标识由公司全称“德州市鲁班房地产开发有限公司”后加“文件”组成。（6）发文字号。发文字号由鲁班（管、工程、财）字、年份和序号组成。公司标识下代2行，用3号仿宋体字，居左排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[]”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（7）红色反线。红色反线位于发文字号之下4mm处，与版心等宽的。（8）公文标题。公文标题在红色反线之下空2行标识，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。（9）正文。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字；用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1、”，第四层用“（1）”。（10）附件。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如果正文中已写明附件的名称，在正文之下可不做附件说明。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”、“附件2”等。附件的序号和名称应与公文正文之下的附件说明一致。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。（11）成文日期。成文日期以总经理签发的日期为准，时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，置于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，右空4个字。（12）印章。公文除会议纪要、翻印件外，均应加盖印章。加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章中心线压在成文时间上。（13）版记。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页（即封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。（14）主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。（15）抄送