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公文管理规定

第一篇：公文管理规定公文管理规定一、总则第一条公文管理的根本目的是提高各项生产经营管理工作的效率，保证各项工作得以优质高效地完成。第二条原则上能够通过沟通协调或发送电子邮件办理的事项，应避免使用公文进行办理，注重办事效率。第三条要尽量避免用文件落实文件的问题，注重各项工作办理的实效。第四条本规定适用于所有“xx公司”内部及“xx公司”与下属企业间因生产、经营、管理工作需要形成的文书。二、公文种类和写作要领第五条公司常用的公文种类有：1、请示用于向上级请求指示或批准，目的是使上级同意本部门或本人的意见。内容应主要包括请示的理由和请求批示（准）的事项两部分。要注意一事一请示以便于上级决策。2、报告用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问，目的是反映问题情况，总结经验教训以便于下步工作的开展。内容应包括主要情况、存在问题、原因、意见或建议四个部分。要注意报告的及时性，答复上级询问的报告要有针对性，不能答非所问。3、通知用于传达要求下级办理和需要有关部门周知或执行的事项，任免人员等。事务性通知采用“导语+主体”模式，导语说明目的、依据和事项，主体对事项做出具体安排。4、会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项。各部门内部会议纪要用于向上级报告情况，公司会议纪要用于下发下级贯彻执行。会议纪要需注意忠于会议精神，写明会议解决的主要问题和具体工作的负责人和完成时限，以便于检查落实。5、简报是反映情况，交流经验的内部文件。目的是反映工作中部门或员工的突出成绩和成功经验。简报语言要生动、鲜明，具有新闻报道的特点。6、函用于不相隶属的单位间商洽工作，询问、答复问题和请求批准等。要注意函作为代表单位意见的文件，要确保函的内容和形式严谨。三、公文格式第六条公文格式的主要要求包括：1、页边距除以公司名义上报主管单位的请示报告首页需套用统一的红头格式外，页边距统一为上3.7cm，下2.5cm，左2.8cm,右2.5cm。2、标题用2号方正小标宋简体字一行或多行居中排布。套用公司红头文件格式的，标题在红色反线下空1行。使用公函用纸（纸上印有“xx公司”或下属企业名称）的，标题在字头下空2行。多行排布的标题，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当，一般为倒三角排布，标题行间距为固定值30磅。标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。3、发文字号使用3号仿宋体字，通知和函的发文字号在标题下1行，右侧对齐。年份、序号以阿拉伯数字标识，年份写全程，以“[]”括入，序号以顺序编排，不编虚位，例如“中车检[2013]1号”，由办公室负责编号。4、主送单位或领导在标题下空1行左顶格标识，后加全角冒号。上行文使用3号黑体字，下行文、平行文使用3号仿宋体字。5、正文除一、二级标题外，均使用3号仿宋体字，每段左空２字，回行顶格。一级标题用“一、”标识，二级标题用“（一）”标识，三级标题用“1、”标识，四级标题用“（1）”标识。其中一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，三、四级标题用3号仿宋体字。除标题外，一般采用单倍行距。6、附件在正文下空1行，左空2字写“附件”二字，加全角冒号，写附件名称；有2个以上附件的，在冒号后用阿拉伯数字作为序号，附件的序号上下对齐；如附件名称较长回行后与名称第一个字对齐。7、成文日期使用阿拉伯数字在附件说明（如有）右下角写作，上报主管单位文件未经公司主要负责人签发前日期以空格代替，并在日期上1行写“公司全称（印）”，待签发后补全日期，删去“（印）”字，在公司名称上加盖公章。8、页码用4号阿拉伯数字标识，采用“-1-”编号格式。（包括单页公文）应标识页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。单面印制的，页码可居中。四、公文管理流程第七条公司办公室负责公文管理工作，办公室的公文管理员负责收文、传达和存档工作，拟稿部门的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室负责公文的审核。根据公司主要负责人要求可由指定的人员进行复核。第八条公文管理员负责将拟稿完成后经部门负责人及部门分管领导审核后提交的文件进行登记编号（该编号仅用于公文收件登记，并非发文号）。第九条办公室负责将文件交由专人核稿，核稿主要参照本规定要求进行，同时要注意该公文内容是否与公司其他规定相衔接，改变已有规定或提出新要求是否已协商一致。核稿后需修改的由拟稿人负责修改后重新报送办公室。第十条公文管理员负责将经过拟稿人的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室审核并根据修改意见修改完成的文件上报公司主要负责人审批，该公文如需向公司主管单位上报，由拟稿人负责按照公司主要负责人批示修改意见修改后交公文管理员按照公司规定的顺序编（文）号后上报并存档；如无需上报主管单位，由公文管理员负责编发文字号后根据文件类型下发、存档。第十一条公文管理员负责将公司领导在公文上的批示内容传达给有关负责人