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公文处理办法

第一篇：公文处理办法公文处理办法第一章总则第二部分行政办公及综合治理第一条为加强XXXXXX公司（以下简称公司）公文管理工作，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）制定本办法。第二条公司公文是具有法定效力和规范体式的公文文书，是传达国家方针、政策，贯彻股东大会、董事会决议，发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和洽商工作，报告情况，交流经验的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、简洁高效的原则，做到及时、准确、安全。第四条本办法适用于公司各部门公文及各单位报公司公文。第五条总经理办公室是公司公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作，并负责指导各单位的公文处理工作。第六条各部门应配备符合岗位要求的专职或兼职人员负责公文处理工作。负责公文处理的人员，应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。各部门公文处理人员应保持相对稳定，确需调换时，要做好工作交接，并在总经理办公室备案，以保证公文处理工作的连续性。第七条公文处理必须严格执行国家保密法律法规和公司关于商业秘密的管理规定，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。第二章公文类别第八条公司公文种类主要有：（一）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（二）通知适用于发布规章制度；转发上级和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告适用于向上级单位或者有关主管部门汇报工作，反映情况，提出建议，请求备案，答复上级单位或者有关主管部门的询问。（五）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（六）批复适用于答复下级单位的请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函适用于对不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第九条公司公文划分为“文件”和“签报”。（一）“文件”是指《XXXXXX公司文件》。（二）“签报”是各部门向公司领导请示问题或报告工作的一种形式。第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）涉及国家秘密和公司商业秘密的公文应按规定标明密级。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（二）公司发文标识为“XXXXXX公司文件”。联合行文，主办单位排列在前。（三）发文字号由公司代字“中港”、各部门代字、年份、序号组成。第二部分行政办公及综合治理联合行文，只标明主办单位发文字号。（四）“请示”行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名，在附注处注明联系人的姓名和电话。（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律法规和公司规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于”。（六）主送单位指公文的受理单位，应使用全称和规范化简称、统称。应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头主送和越级主送。（七）附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参考。公文如有附件（不包括被批转、报送件），应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。被批转或转发的文件，应随同下发，但不必标明“附件”字样。（八）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位均应加盖印章。（九）成文日期以公司领导签发的日期或会议通过日期为准。联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。年、月、日要完整，不能省略。（十）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标明。（十一）公文主题词（见附件1）由总经理办公室负责标注。上行文按照上级单位的要求标注主题词。（十二）抄送（报）单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。第十一条文字从左至右横写、横排。第十二条公文中各组成部分的标识规则参见附件2。第十三条公文用纸采用国际标准A4型（210mmX297mm）,左侧装订。第四章行文规则第十四条行文应当确有必要，注重效用。第十五条行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。第十六条各部门职权范围的事项，应由部门自行发文，各部门依据部门职责可以相互行文和向下一级单位的相关部门行文；行文时，需采用总经理办公室统一拟订的式样，加盖部门印章但不得使用“X