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印章管理方法

第一篇：印章管理方法印章使用管理办法第一章总则第一条为强化对印章管理工作重要性的认识、树立高度责任心，避免责任意识淡薄、杜绝违法、违规行为，防范风险的发生、有效地维护公司利益，须严格规范公司印章管理工作。第二条为建立健全印章审批、使用、管理等规章制度，进一步落实印章管理责任制，提高工作效率，确保用印安全，特制定本办法。第二章公司印章的范围及保管部门第三条江苏万工建设装饰设计工程股份有限公司印章的范围包括：（一）公司公章；（二）法定代表人签章、总经理签章合同专用章、财务专用章、发票专用章等部分专用章；（三）合同专用章、财务专用章、发票专用章等部分专用章；（四）各部门及分支机构印章。第四条印章保管的部门：（一）公司公章、合同章、法定代表人签章、总经理签章及部分专用章由总经理办公室（简称总经办）负责管理，按本办法使用印章；（二）财务专用章、发票专用章由财务部负责管理，并制定相应管理和用章审批办法，报总经办备案；（三）人事章等专用章等由人事部门分别制定相应的管理和用章审批办法，报总经办备案。（四）各部门、各分支机构的印章由各部门、分支机构负责保管，并制定相应的管理和用章审批办法，报总经办备案。第三章使用公司印章审批权限第五条由董事长审批盖章的文件（一）公司重要发文（二）向董事长的请示、报告等（三）公司机构设置、调整和公司中层以上干部任免文件（四）法定代表人授权委托书（总经办存一份）（五）公司对外签署合同或协议（六）公司员工人事劳动合同（七）公司重要报表（八）其他需董事长审批的文件第六条按管理层分工，公司主管领导和董事长、总经理授权人员对管理范围内的各种文件、报表、证明性材料等进行审批。详见《江苏万工建设装饰设计工程股份有限公司主要印章管理审批一览表》（附件一）。第七条专项业务用章按总经理授权执行。第八条加强日常检查，要认真做好日常监督检查工作，防范违规。各单位负责人要随时检查印章管理使用情况，及时纠正违规行为。对于违规使用印章并造成不良后果的，要按有关规定严肃处理。第四章印章的管理第九条印章的刻制：（一）须填写《印章制发申请表》（附件二）报总经理批准，由总经办负责到公安机关指定店面刻制，各类印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定。（二）各部门及个人不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。第十条印章档案的建立：公司各类印章须由总经办分别进行登记，填写《印章登记卡》（附件三），并建立《印章台账》（附件四），以便印章的存档和备查。第十一条有下列情况印章须停用（废止）：1、印章使用磨损或损坏，需对原印章停用而替换成新印章的；2、公司名称变动，原印章废止的；3、印章遗失或被窃，声明作废的。需更换印章的，须填写《印章制发申请表》报总经理批准后，交由总经办负责办理；印章停用（废止）时须填写《印章停用（废止）申请单》（见附件五）经总经理批准后及时将停用印章送交总经办封存或销毁，并在《印章登记卡》及《印章台账》作好相应登记。第十二条公司印章的保管（一）公司各印章的管理部门必须确定印章保管及使用责任人即印章管理员，按本办法使用印章。（二）公司各类印章的保管必须安全可靠，应放在保险柜或加锁保存。印章使用时，要随用随拿，用后归位，严禁随意放臵。（三）各种印章应妥善保管，如有遗失须立即向总经办书面报告，总经办应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。（四）印章管理员临时因事离岗超过两天的，须由部门负责人指定人员暂时代管，并办理交接手续，填写《印章交接登记表》（附件六），以免贻误工作。（五）印章管理员须做到监督用印登记和存档手续清晰明了、齐全可查，并定期将填写完毕的《印章使用管理登记表》（附件七）、《服务合同专用印章登记表》（附件八）及用印资料档案全部移交公司档案保管人存档。第五章各类印章的使用规定第十三条公司各类印章实行用印登记制度。印章使用前，用印经办人须认真填写《印章使用管理登记表》或《服务合同专用印章登记表》，写明时间、事由、盖章数，申请人签名及审核或批准人签名等。第十四条印章使用申请登记完成并批准后，由印章管理员负责盖章。第十五条印章管理员要严格按程序办事，按权限用印：用印前要检查文件是否符合规定格式，手续是否齐全，审批是否有效，对审批手续不完备的各类文件有权拒绝用印。第十六条禁止在空白纸张或内容填写不全的文件、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。第十七条使用印章须在公司内，禁止任何人未经批准携带公章外出；用印经办人如确有携带印章外出需求时，须按以下步骤办理：（一）填写《印章外出使用审批单》（附件九）报部门负责人审核后，报总经理批准；（二）凭《印章外出使用审批单》（总经办留存）到总经办填写《印章借用登